Acuracidade de estoque

Acuracidade de estoque é o quanto o seu controle concorda com a prateleira. É o indicador mais importante de todos, porque ele não mede o estoque: mede se você pode confiar em qualquer outro número que o seu sistema mostra.

Um controle de estoque com acuracidade baixa é pior do que não ter controle nenhum. Sem controle, todo mundo sabe que precisa ir olhar no armário. Com controle errado, as pessoas confiam no número até o dia em que ele falha, e aí já é tarde.

Como calcular a acuracidade de estoque

A fórmula mais usada é:

acuracidade = itens com saldo correto ÷ itens contados × 100

Você conta vinte produtos, dezessete batem com o sistema, três não batem. A acuracidade é 85%.

Essa é a leitura por quantidade de itens, e ela é incompleta sozinha. Existe uma segunda, mais útil para decidir:

acuracidade em valor = valor conferido ÷ valor registrado × 100

A diferença entre as duas conta uma história. Trinta sugadores a menos é ruído; três seringas de resina a menos é dinheiro. Uma empresa pode ter 90% de acuracidade por item e 60% em valor, e isso significa que os erros estão concentrados justamente no que é caro.

Qual número é bom

Não existe um padrão universal para empresa pequena, e quem promete um está vendendo alguma coisa. O que existe é uma faixa de leitura:

A pergunta mais útil não é "qual o percentual aceitável", e sim a acuracidade deste mês é melhor que a do mês passado?. Tendência diz mais do que número solto, e é o que mostra se a correção que você fez funcionou.

As seis causas de acuracidade baixa

Em empresa pequena, praticamente toda divergência cai em um destes seis grupos. Reconhecer o grupo é metade da correção:

Repare que a palavra "roubo" não aparece. Em empresa pequena, o desvio existe mas é raro, e suspeitar dele primeiro faz duas coisas ruins: atrapalha a investigação, porque as cinco causas de processo são muito mais prováveis, e estraga a relação com a equipe. Olhe o processo antes de olhar a pessoa.

Como medir: a contagem cíclica

Medir acuracidade uma vez por ano, no inventário geral, não serve: o número chega tarde demais para corrigir qualquer coisa. O jeito que funciona é a contagem cíclica, um pedaço por vez:

• Grupo A, os itens de maior valor. Conte todo mês. Em empresa pequena costumam ser poucas dezenas, e leva menos de uma hora.
• Grupo B. A cada trimestre.
• Grupo C. Uma ou duas vezes por ano.

Com isso, a acuracidade vira um número mensal, e a diferença é encontrada em semanas, quando ainda dá para lembrar o que aconteceu. Diferença descoberta em março que nasceu em outubro é diferença que ninguém explica.

Três cuidados que mudam o resultado da contagem

• Quem conta não vê o saldo esperado. Quando a lista mostra o número do sistema, a cabeça confirma em vez de contar. É o viés mais conhecido e o mais fácil de evitar.
• Quem conta não é quem cuida daquela prateleira todo dia. Olho acostumado vê o que espera ver.
• Conte por lote, não só por produto. Total certo com lotes errados dá acuracidade alta e validade errada, que é o pior dos mundos.

O que fazer com a diferença encontrada

O reflexo é ajustar o sistema para bater com a prateleira e seguir a vida. Isso resolve o número e não resolve a causa, e por isso a diferença volta no mês seguinte.

A sequência que corrige de verdade é:

1. Reconte só o que divergiu. Metade das diferenças some aqui.
2. Classifique a causa em um dos seis grupos acima, antes de mexer no saldo.
3. Ajuste com o motivo registrado. Quem ajustou, quando, de quanto para quanto e por quê. Ajuste sem motivo é um buraco no histórico.
4. Corrija o processo, não só o número. Se a causa foi baixa não registrada, o problema não é o saldo, é onde a baixa é feita.

O caminho mais rápido para subir a acuracidade

Em quase toda empresa pequena, uma única mudança responde pela maior parte do ganho: a baixa acontecer onde o produto é usado, na hora em que é usado.

Não é questão de disciplina da equipe. É de distância. Quando a baixa exige ir até outra sala depois do atendimento, ela não acontece, e nenhuma cobrança muda isso de forma duradoura. Quando ela cabe em dois toques no celular, acontece sozinha.

Qual acuracidade de estoque perseguir

Perseguir 100% de acuracidade de estoque em todos os itens é a forma mais rápida de desanimar a equipe. O esforço de contagem cresce muito mais rápido do que o ganho, e os últimos pontos percentuais vêm dos itens que menos importam.

A meta que funciona é diferente por grupo, e segue a mesma lógica da curva ABC:

Há uma exceção que vale guardar: o item que para a operação quando falta entra na meta do grupo A, mesmo sendo barato. Uma peça de dois reais que impede um atendimento tem acuracidade de item caro.

Resumindo

• Acuracidade mede se dá para confiar no seu controle de estoque.
• Calcule por item e por valor: a diferença entre as duas mostra onde dói.
• Acompanhe a tendência, não o percentual isolado.
• Seis causas respondem por quase tudo, e cinco são de processo.
• Olhe o processo antes de olhar a pessoa.
• Meça por contagem cíclica: grupo A todo mês.
• Classifique a causa antes de ajustar, e registre o motivo do ajuste.