Como fazer controle de estoque: o guia prático

Quem pergunta como fazer controle de estoque quase nunca está começando do zero. Já tentou planilha, já anotou em caderno, já combinou com a equipe que "todo mundo avisa quando acabar". Nada disso aguentou três meses, e a pergunta volta.

Então este texto não é sobre a teoria. É sobre o que faz um controle de estoque sobreviver ao terceiro mês numa empresa pequena, onde ninguém tem cargo de estoquista e quem usa o material está atendendo cliente.

As quatro informações que todo controle de estoque precisa ter

Independente de ferramenta, um controle de estoque que funciona responde a quatro coisas. Se o seu não responde a alguma delas, é ali que ele vai quebrar:

• Quanto eu tenho. O saldo de cada item, agora. É o mínimo, e é só o começo.
• Quando preciso comprar. O estoque mínimo de cada produto, e um aviso quando o saldo chegar perto dele.
• O que vence primeiro. A validade de cada lote, para o mais velho sair antes do mais novo.
• Quem mexeu, e quando. O histórico. É a informação que ninguém valoriza até precisar dela.

Repare que apenas a primeira é sobre contar. As outras três são sobre decidir, e são elas que transformam contagem em controle de estoque de verdade.

Como fazer controle de estoque em sete passos

1. Liste o que você compra, não o que você tem

A tentação é abrir o armário e cadastrar tudo. É o caminho mais rápido para desistir. Em vez disso, pegue as três últimas notas dos seus fornecedores: ali está o que a sua empresa realmente consome.

Essa lista costuma ser bem menor do que o armário, porque o armário tem coisa que você comprou uma vez e não usa. Comece pelo que gira.

2. Defina a unidade de medida pelo consumo, não pela compra

Este é o erro que mais derruba controle de estoque de empresa pequena. Você compra uma caixa com cem luvas e consome luva a luva. Se o cadastro diz "caixa", o saldo mente na primeira semana.

A regra é simples: cadastre na unidade em que o produto sai. A entrada de uma caixa lança cem unidades. Quem dá baixa diz "usei duas", e não "usei dois centésimos de caixa".

3. Conte o que está na prateleira, uma vez

Agora sim a contagem. Uma vez, no começo, com lote e validade anotados da própria embalagem. É a parte chata, e é a única vez que ela vai ser chata: a partir daí o saldo anda sozinho.

4. Defina o estoque mínimo de cada item

A conta que funciona em empresa pequena usa dois números que você já tem:

consumo por dia × prazo de entrega do fornecedor × 1,5

O 1,5 é a folga para o atraso do fornecedor e para o mês mais cheio. Para o item que para a operação quando falta, use 2. Não precisa ser exato: precisa existir.

5. Decida quem dá baixa, e onde

Aqui mora a vida ou a morte do seu controle de estoque. Se a baixa depende de alguém ir até um computador depois do atendimento, ela não vai acontecer. Não por falta de disciplina: por falta de mão.

A baixa precisa caber no celular, em dois toques, feita por quem usou, na hora em que usou. Qualquer desenho diferente disso está apostando contra a rotina da sua equipe.

6. Registre o descarte também

Quebrou, venceu, caiu no chão, foi para o lixo. Isso é consumo, e um controle de estoque que não registra descarte acaba com saldo maior do que a prateleira e ninguém entendendo por quê.

7. Confira o que vale mais, todo mês

Não conte tudo. Separe os itens que somam a maior parte do dinheiro, normalmente de vinte a trinta por cento dos produtos, e confira esses uma vez por mês. O resto, a cada trimestre.

Planilha, caderno ou sistema: como escolher

A pergunta "como fazer controle de estoque" vira, em algum momento, "com o quê". A resposta honesta depende de três coisas, e nenhuma delas é o tamanho da empresa:

Note que não é sobre ter cem ou mil produtos. É sobre quantas mãos e quantas datas. Uma clínica com quarenta itens e três pessoas precisa de mais estrutura do que uma loja com trezentos itens e um dono.

Os cinco erros que matam o controle de estoque

• Cadastrar tudo antes de começar. Trezentos itens na primeira semana cansam a equipe antes do primeiro resultado aparecer. Vinte itens entregam a maior parte do valor.
• Controlar por produto em vez de por lote. Dois frascos do mesmo item têm validades diferentes. Quem vê uma linha só não consegue usar o mais velho primeiro.
• Deixar a baixa para o fim do dia. No fim do dia ninguém lembra. A estimativa de memória é pior do que não ter número, porque parece confiável.
• Não registrar perda. O que quebrou e o que venceu saíram do estoque do mesmo jeito que o que foi usado.
• Fazer o aviso depender de alguém abrir um relatório. Relatório que precisa ser procurado não é aviso.

Quanto tempo leva para o controle de estoque começar a dar retorno

O primeiro número útil aparece no mesmo dia em que você termina a contagem inicial: o valor do que está parado na sua prateleira. Quase sempre é mais do que o dono imaginava, e é o número que justifica o esforço.

O segundo retorno aparece em trinta dias: o primeiro item que você comprou por aviso em vez de por susto. O terceiro aparece em noventa: o primeiro produto que você não perdeu por vencimento, e esse você nem percebe, porque nada aconteceu.

Resumindo: como fazer controle de estoque e não abandonar

• Comece pelo que você compra, não pelo que está no armário.
• Cadastre na unidade em que o produto sai.
• Conte uma vez, com lote e validade.
• Defina o estoque mínimo com consumo vezes prazo vezes 1,5.
• A baixa é no celular, por quem usou, na hora.
• Registre descarte e quebra.
• Confira os itens de maior valor todo mês.