Controle de estoque para clínica veterinária

Clínica veterinária tem um estoque que quase nenhum outro negócio do mesmo tamanho tem: medicamento de uso controlado, vacina que depende de temperatura, material cirúrgico, ração, antipulgas e os insumos do laboratório. Tudo isso convive no mesmo armário, e cada grupo tem uma regra diferente.

Este texto trata da parte operacional. As obrigações de escrituração de produtos controlados e as exigências do seu conselho profissional e da vigilância sanitária precisam ser confirmadas com eles: variam por produto e por município, e nenhum sistema de estoque substitui essa conferência.

O que torna o estoque da veterinária difícil

O mesmo produto em unidades diferentes

Um frasco de 10 ml que rende várias aplicações. Uma caixa com 100 comprimidos que sai de dez em dez. Controlar "frascos" quando o consumo é em mililitros faz o saldo mentir já na primeira semana.

O caminho é cadastrar na unidade em que o produto sai, e não na que ele entra. Se o consumo é em comprimido, a unidade é o comprimido, e a entrada de uma caixa lança cem.

A validade que não é do produto

Duas vacinas iguais na geladeira, compradas com um mês de diferença, têm validades diferentes. Quem controla por produto enxerga uma linha e um saldo. Quem controla por lote enxerga as duas, com a data de cada uma, e sabe qual precisa sair primeiro.

O consumo que acontece durante o atendimento

Ninguém larga o animal na mesa para ir lançar baixa no computador. É por isso que o controle de clínica falha por outro motivo que o de loja: não é falta de disciplina, é falta de mão.

O que resolve é separar quem pede de quem lança: a sala pede pelo celular, em segundos, e o estoque dá a baixa quando entrega. O registro fica completo sem ninguém parar o atendimento.

A geladeira, que é um estoque dentro do estoque

Vacina, soro e alguns biológicos vivem na rede de frio, e o controle de estoque de clínica veterinária precisa tratar essa prateleira de forma diferente das outras. Não porque o saldo seja mais difícil, mas porque o produto pode estar lá, dentro da validade, e mesmo assim ter se perdido.

Queda de energia, porta mal fechada, termostato desregulado. Nenhum sistema de estoque mede temperatura, e prometer isso seria mentira. O que o controle de estoque pode fazer é manter o registro de lote de cada item da geladeira, para que, no dia em que a temperatura escapar, você saiba exatamente quais lotes estavam lá dentro e quantos. Sem esse registro, a decisão vira chute, e o chute em vacina é caro nos dois sentidos: descartar o que estava bom ou aplicar o que não estava.

Ração e revenda: o estoque que tem preço de venda

A maior parte das clínicas veterinárias também vende. Ração, antipulgas, coleira, brinquedo, tapete higiênico. Esse estoque de revenda convive com o estoque de uso clínico e se comporta de forma oposta: ele não é custo do atendimento, é mercadoria, com preço de compra e preço de venda.

Jogar os dois no mesmo controle de estoque é o erro que faz a clínica veterinária perder a noção da margem. O saco de ração que foi vendido no balcão e o que foi usado na internação saem da mesma pilha e significam coisas diferentes no fim do mês. Separar isso no cadastro, desde o começo, é mais barato do que tentar separar depois.

O que acompanhar de perto

• Vencimento próximo. Vacina e medicamento vencem e viram prejuízo direto, sem revenda e sem aproveitamento
• Estoque mínimo do que não pode faltar. Anestésico, soro e material de sutura param o atendimento quando acabam
• Quem deu baixa. Em produto controlado, o registro com nome deixa de ser boa prática e passa a ser o que responde pela saída
• Produto parado. O que não se move há meses ocupa dinheiro e, com validade, vira perda anunciada

Por onde começar sem parar a clínica

1. Comece pelos itens críticos, não por todos. Vinte produtos resolvem a maior parte
2. Lance o que está na prateleira com o lote e a validade da embalagem
3. Defina o mínimo do que não pode faltar
4. Dê conta de solicitante para quem atende, e conta de operação para quem controla
5. Deixe o resto do cadastro entrar aos poucos, conforme o produto for usado

O estoque completo no primeiro dia é a razão mais comum de o controle ser abandonado na segunda semana. Começar pelos críticos dá resultado antes de o esforço cansar.

O estoque mínimo de uma clínica veterinária

Estoque mínimo é a quantidade abaixo da qual a clínica não deve ficar. Na veterinária ele tem um agravante: parte do consumo é imprevisível. A cirurgia de emergência da madrugada de sábado não aparece em nenhuma média de consumo.

A conta de partida é a mesma de qualquer estoque:

consumo por dia × prazo do fornecedor × folga

A diferença está na folga. Para o material de rotina, use 1,5. Para o que para o atendimento quando falta, anestésico, soro, material de sutura, fio, use 2 ou mais. O custo de manter um frasco a mais de anestésico é pequeno perto do custo de não ter um.

Os três relatórios que mudam a compra da clínica

Um controle de estoque de clínica veterinária que só mostra saldo está cumprindo metade do trabalho. Três leituras mudam a decisão de compra, e todas saem do mesmo registro:

• O que está abaixo do mínimo. A lista de compra do mês, pronta, sem ninguém precisar caminhar pelo armário com um bloco na mão.
• O que vence nos próximos sessenta dias. Tempo suficiente para usar, para promover na revenda ou para combinar a troca com o fornecedor, em vez de descobrir no dia do vencimento.
• O que não se move há seis meses. Quase sempre é compra feita por promoção ou por um caso que não se repetiu. É dinheiro parado e, com validade, é perda marcada no calendário.

Por que o controle de estoque da veterinária falha

Na nossa experiência com o perfil deste negócio, o controle de estoque de clínica veterinária raramente falha por falta de sistema. Ele falha por três motivos bem concretos:

• A unidade errada no cadastro. Frasco cadastrado como frasco quando o consumo é em mililitro. O saldo descola na primeira semana e ninguém confia nele depois disso.
• A baixa que depende do computador da recepção. Quem está com o animal na mesa não vai até lá. Se a baixa não couber no celular, ela não acontece.
• O cadastro completo antes de começar. Trezentos itens na primeira semana cansam a equipe antes do primeiro resultado aparecer.