Controle de estoque para consultório odontológico

O controle de estoque de um consultório odontológico tem um problema que quase nenhum outro negócio tem: o material de maior valor é o que vence mais rápido, e quem o usa está de luva, com o paciente na cadeira, sem condição de anotar nada. É por isso que o estoque odontológico costuma ser bem organizado na primeira semana e abandonado no segundo mês.

Este texto é sobre como fazer esse controle de estoque sobreviver ao terceiro mês. Não é teoria de almoxarifado hospitalar. É o que funciona em um consultório com uma, duas ou cinco cadeiras.

Por que o estoque odontológico é diferente

Um consultório odontológico guarda, no mesmo armário, quatro famílias de material que se comportam de formas opostas:

• Material de consumo de giro alto. Luva, sugador, rolo de algodão, babador, máscara. Sai todo dia, custa pouco por unidade e falta na hora errada. O controle de estoque aqui é sobre não deixar acabar.
• Material restaurador com validade curta. Resina composta, adesivo, ácido, cimento, ionômero. Caro por grama, sensível a temperatura e com prazo que corre mesmo com o frasco fechado. Aqui o controle de estoque é sobre não deixar vencer.
• Anestésico e medicamento. Tubete de anestésico, medicação de urgência. Validade controlada, lote rastreável, e em alguns casos exigência de registro para a vigilância sanitária.
• Instrumental e rotatório. Brocas, limas endodônticas, pontas. Não vencem, mas somem, quebram e se desgastam. O controle de estoque odontológico aqui é de quantidade e de reposição, não de prazo.

Tratar as quatro famílias com a mesma regra é o erro mais comum da gestão de estoque odontológico. O sugador não precisa de controle de lote. A resina precisa, e precisa muito.

O primeiro passo: separar o que merece controle de perto

Nenhum consultório odontológico tem tempo de controlar trezentos itens com o mesmo cuidado. E não precisa. Na prática, de vinte a trinta por cento dos produtos seguram a maior parte do dinheiro parado no seu estoque.

Faça uma lista do que você compra e multiplique, item por item, o preço unitário pela quantidade que você consome por mês. Ordene do maior para o menor. Os primeiros itens dessa lista, quase sempre resina, anestésico, cimento e material de endodontia, são o seu grupo A. É neles que o controle de estoque do consultório odontológico precisa ser rigoroso: lote, validade e saldo conferido.

O resto, o grupo de giro alto e preço baixo, precisa apenas de um número mínimo e de um aviso quando chegar perto dele. É a diferença entre controlar e se afogar em planilha.

Validade: o controle precisa ser por lote, não por produto

Este é o ponto que mais custa dinheiro no estoque de um consultório odontológico, e o mais mal resolvido. A maioria dos controles de estoque registra "resina A2: 6 seringas". Mas as seis seringas não são iguais: três vieram em março e vencem em outubro, três vieram em agosto e vencem em março do ano que vem.

Quando o controle é por produto, o sistema diz que você tem seis. Quando é por lote, ele diz que três vencem em quarenta dias. A segunda informação é a que evita o prejuízo, porque é a que permite usar a mais velha primeiro.

Essa regra tem nome: FEFO, do inglês first expired, first out, primeiro que vence é o primeiro que sai. Em um consultório odontológico ela vale mais do que em quase qualquer outro lugar, porque o material restaurador é caro e a validade é curta. Um controle de estoque que não trabalha por lote não consegue aplicar FEFO, e sem FEFO a resina do fundo do armário vence com o frasco lacrado.

Como isso aparece no dia a dia

Na prática, o controle de estoque odontológico por lote significa registrar, na entrada de cada compra, três informações que a nota fiscal já traz: a quantidade, o número do lote e a data de validade. São dez segundos por item no recebimento, e eles compram meses de tranquilidade depois.

A partir daí, quem for usar não precisa decidir nada: o sistema aponta qual lote consumir, e o aviso de vencimento chega com antecedência suficiente para o produto ainda ser usado em vez de descartado.

Estoque mínimo: o número que faz o aviso chegar antes da falta

Estoque mínimo é a quantidade abaixo da qual o seu consultório não deve ficar. Ele não é a quantidade que você compra; é a linha que, quando cruzada, significa comprar agora.

O cálculo que funciona em consultório odontológico usa dois números que você já tem:

consumo por dia × prazo de entrega do fornecedor × 1,5

O 1,5 é a folga para o atraso do fornecedor e para o mês mais cheio. Se o item é crítico e não tem substituto, como o anestésico que você usa, troque por 2.

Repare na última linha. Consumo baixo e prazo longo geram estoque mínimo alto. É o padrão do item importado ou de fornecedor distante, e é exatamente o que costuma faltar em cima da hora em consultório odontológico.

Quem dá baixa, e quando

Aqui mora a razão pela qual a maioria dos controles de estoque de consultório odontológico morre. O sistema pode ser perfeito; se a baixa depender de alguém abrir uma planilha no computador da recepção depois do atendimento, ela não vai acontecer.

Três coisas resolvem isso, e nenhuma delas é disciplina:

• A baixa precisa caber no celular. Dois toques: escolhe o produto, diz a quantidade. Quem está na clínica não vai ao computador entre um paciente e outro.
• A baixa precisa ter dono. Cada registro com o nome de quem fez e a hora. Não é vigilância, é o que permite perguntar depois sem acusar ninguém.
• Quem usa não precisa entender de estoque. A auxiliar não precisa saber o que é FEFO nem qual lote consumir. O sistema decide; ela diz o que usou.

O material que some: brocas, limas e pontas

Instrumental rotatório é a parte do estoque odontológico que não vence e mesmo assim dá prejuízo. Broca quebra, lima entorta, ponta se desgasta, e nada disso aparece em um controle que só registra entrada e saída de caixa fechada.

A saída aqui é tratar o descarte como movimentação. Quebrou, deu baixa com o motivo. Em três meses você tem um número que ninguém tinha: quantas brocas o consultório consome de verdade, contando as que não chegaram ao fim da vida útil. É esse número, e não o da compra, que entra no cálculo do estoque mínimo.

Inventário: contar sem parar o consultório

Inventário de estoque em consultório odontológico não precisa ser um mutirão de domingo. Com o controle por lote funcionando, o inventário vira conferência: você compara o que o sistema diz com o que está na prateleira, e a diferença aponta onde a baixa deixou de ser feita.

Comece pelo grupo A, os itens de maior valor. Conte uma vez por mês. O resto, a cada trimestre. Um consultório que confere o grupo A todo mês descobre o furo em trinta dias, e não em um ano.

O que a vigilância sanitária costuma pedir

Um controle de estoque de consultório odontológico que registra lote e validade já responde à maior parte do que a inspeção pergunta: de onde veio o material, qual era o lote, quando venceu e o que foi feito com o que venceu.

Planilha de saldo não responde isso. Ela diz quanto tem hoje e esquece o resto. A diferença entre as duas só aparece no dia da inspeção, que é o pior dia possível para descobri-la.

Resumindo: o controle de estoque odontológico que dura

• Separe o grupo A, de maior valor, e controle esses de perto.
• Registre lote e validade na entrada. São dez segundos por item.
• Deixe o sistema aplicar FEFO: o que vence primeiro sai primeiro.
• Defina o estoque mínimo de cada material com consumo vezes prazo vezes 1,5.
• Faça a baixa pelo celular, com o nome de quem fez.
• Registre quebra e descarte: eles também são consumo.
• Confira o grupo A todo mês. O resto, a cada trimestre.