Controle de estoque para academia

Quem procura controle de estoque para academia costuma estar atrás de uma coisa só: parar de descobrir que o whey mais vendido acabou quando o aluno já está no balcão com o cartão na mão.

Mas a academia tem dois estoques, e só um deles é a loja. O outro é o que mantém o salão funcionando, e é o que costuma ficar sem controle nenhum até o dia em que um aparelho para por falta de uma peça de quarenta reais.

Os dois estoques de uma academia

Os três se comportam de um jeito diferente, e tratar os três com a mesma régua é o erro mais comum do controle de estoque de academia. A revenda tem validade e é dinheiro. A operação tem consumo previsível e preço baixo. A manutenção quase não se move e, quando falta, custa caro em imagem.

A revenda: onde o dinheiro fica parado

Suplemento é o item mais caro da prateleira de uma academia pequena e é o que tem a pior combinação possível: valor alto, validade e moda.

Três regras resolvem a maior parte do problema:

• Controle por lote e validade. Dois potes do mesmo sabor comprados em meses diferentes vencem em datas diferentes. Sem lote, o do fundo é o que fica.
• Venda o que vence primeiro. Guardar o novo atrás da prateleira resolve metade, e custa dez segundos na hora de guardar a compra.
• Promova aos sessenta dias, não aos dez. Com aviso de vencimento, dá tempo de vender com desconto pequeno. Sem aviso, a escolha é entre doar e descartar.

Vale também separar o que é compra por demanda do que é compra por palpite. O sabor que ninguém pediu e que foi comprado porque o fornecedor deu desconto é o item que mais prende dinheiro na academia, e ele aparece na hora em que você olha o relatório de produto parado.

O estoque mínimo da revenda, que não é igual ao resto

O cálculo de sempre vale aqui também:

mínimo = venda por dia × prazo do fornecedor × 1,5

A diferença é o que significa faltar. Na operação, faltar álcool gera reclamação. Na revenda, faltar o produto mais vendido é venda que não volta: o aluno compra no aplicativo e continua comprando lá no mês seguinte.

Por isso os três ou quatro itens campeões de venda merecem fator 2, e os de giro lento merecem o contrário: comprar pouco, mais vezes, mesmo pagando um pouco mais caro.

A manutenção, que é o estoque esquecido

Cabo de aço, rolamento, grip e parafuso quase não aparecem em conversa sobre controle de estoque de academia, e são o que mais custa quando falta. Um aparelho parado por uma semana esperando peça é visto por todos os alunos, todos os dias.

Esses itens não seguem a regra do consumo médio, porque eles não têm consumo médio: ficam parados por meses e saem de uma vez. A regra aqui é outra:

• Uma peça de reposição para cada ponto de desgaste conhecido. Cabo é cabo: se a academia tem dez aparelhos com cabo, vale ter cabo.
• Registre a troca com o aparelho. Ao dar baixa, anote em qual equipamento foi. Em um ano, o histórico mostra qual aparelho consome peça demais, e essa informação vale mais do que o estoque em si.

Quem dá baixa numa academia

Esta é a parte que trava, e a resposta muda conforme o estoque:

• Revenda: a baixa é a venda. Se o caixa já registra, o estoque deve beber dali. Se não, a recepção lança no momento da venda, que é quando a pessoa está parada.
• Operação: requisição por turno. Quem abre o turno pega o que precisa para o dia e dá baixa na retirada. Ninguém lança papel toalha unidade por unidade.
• Manutenção: baixa na troca. É raro, e por isso vale fazer direito, com aparelho e motivo.

O ponto comum aos três é que a baixa precisa acontecer onde a pessoa já está, e não numa sala com computador. Pelo celular, na recepção ou no salão, em dois toques.

Os números que mudam a compra

• Venda por produto nos últimos 90 dias. É o que separa o campeão do encalhado, e é o que define o mínimo de cada um.
• O que vence em 60 dias. Suplemento vencido é perda cheia: não há conserto nem desconto que salve depois da data.
• Consumo de operação por aluno ativo. Divida o gasto mensal de limpeza e descartáveis pelo número de alunos. É um número pequeno, e ele mostra na hora quando algo está sendo desperdiçado.

O custo por aluno, que poucos calculam

Com os três estoques registrados, a academia responde quanto custa manter um aluno em material, por mês. A conta soma limpeza, descartáveis e a média mensal de manutenção.

Esse número costuma ser baixo, e é justamente isso que o torna útil: ele mostra que economizar em papel toalha não muda o resultado do mês, e que a reclamação de higiene que isso gera custa bem mais do que a economia. Em compensação, ele mostra que o estoque de revenda parado é dinheiro de verdade.

O pedido que o aluno faz e você não tem

Há um dado que a academia perde todo dia e que não custa nada registrar: o produto que o aluno pediu e não estava na prateleira.

Essa informação não aparece em lugar nenhum do controle de estoque, porque a venda não aconteceu. Ela some no mesmo segundo em que o aluno ouve que acabou. E é exatamente ela que responde se vale a pena passar a trabalhar com um sabor novo, com uma marca que três pessoas já pediram, ou se o campeão de venda está com o mínimo baixo demais.

A correção é um caderno na recepção ou uma linha no sistema: data, o que foi pedido, e pronto. Em dois meses a lista mostra duas coisas com clareza, e as duas valem dinheiro: qual produto está faltando com frequência, e qual produto novo tem demanda real em vez de palpite do fornecedor.

Resumindo: o controle de estoque de academia

• São três estoques: revenda, operação e manutenção. Regras diferentes para cada um.
• Suplemento tem lote e validade: aviso aos sessenta dias, não aos dez.
• Fator 2 no mínimo dos campeões de venda: a venda perdida não volta.
• Peça de manutenção não tem consumo médio: uma por ponto de desgaste conhecido.
• Registre a troca com o aparelho, para descobrir o que consome peça demais.
• Revenda baixa na venda, operação por turno, manutenção na troca.
• A baixa acontece onde a pessoa está, pelo celular, em dois toques.