Controle de estoque para estúdio de tatuagem

O controle de estoque para estúdio de tatuagem costuma ser a última coisa a entrar na rotina, e é fácil entender por quê: o estúdio começa com um tatuador, que compra o que precisa e sabe de cabeça o que tem. O problema aparece quando entra o segundo.

A partir daí, três perguntas passam a não ter resposta: quanto custou o material daquela sessão, quem gastou o quê, e de qual lote era a tinta que foi usada naquele cliente. As três são de estoque, e nenhuma delas se resolve na memória.

Os dois estoques de um estúdio

Vale separar, porque eles têm donos e ritmos diferentes:

A confusão entre os dois é o que gera a surpresa mais comum do estúdio: sobra tinta e falta barreira, ou o contrário. Eles não andam juntos porque não dependem da mesma coisa. Uma sessão de oito horas consome tinta de verdade e uma barreira; quatro sessões pequenas consomem pouca tinta e quatro barreiras.

A unidade da tinta, que é onde o controle trava

Tinta entra em frasco de 30 ml, 120 ml ou 240 ml, e sai em mililitros, às vezes em gotas. Cadastrar em frasco é o erro que faz o controle de estoque do estúdio nascer errado: o saldo de preto fica em 5 por meses e vira 4 num dia qualquer, sem aviso nenhum pelo caminho.

Há duas saídas honestas, e a escolha depende de quanto a equipe aguenta:

• Cadastrar em mililitro e baixar por estimativa na sessão. É o mais exato. Exige que o tatuador lance quanto usou, por alto, ao fechar o atendimento.
• Cadastrar em frasco e dar baixa ao abrir. É o mais simples. O saldo mostra frascos fechados, que é o que precisa ser comprado, e o frasco aberto sai do estoque no dia em que começou a ser usado.

Para a maioria dos estúdios pequenos, a segunda resolve. Ela responde a pergunta que importa para a compra, que é quantos frascos fechados ainda existem, sem pedir à equipe um lançamento que ela não vai manter.

O lote da tinta, e por que ele é o registro mais importante daqui

Se houver uma única coisa a registrar no controle de estoque de um estúdio de tatuagem, é esta: qual lote de tinta foi usado em qual cliente.

O motivo é simples e desagradável. Reação alérgica a pigmento acontece, pode aparecer semanas depois, e a primeira pergunta é sempre sobre a tinta. Com lote registrado, o estúdio mostra qual era, de qual fornecedor, com qual nota e qual validade, e verifica se outros clientes receberam o mesmo lote.

Sem esse registro, o estúdio fica sem resposta exatamente no momento em que precisa de uma, e a conversa deixa de ser técnica. O custo de anotar o lote é de segundos; o de não anotar só aparece uma vez, e aparece inteiro.

Vale lembrar que tinta tem validade, e que tinta vencida é descarte, não é desconto. O controle de validade por lote é o que impede o frasco do fundo da gaveta de voltar para a bancada.

O custo por sessão, que muda o orçamento

Com valor unitário nas entradas, o estúdio consegue responder quanto de material cada sessão consome. A conta é direta:

custo da sessão = tinta usada + cartuchos + barreira e assepsia + filme e pós-tatuagem

Duas coisas costumam aparecer na primeira vez que o estúdio faz essa conta:

• O cartucho pesa mais do que a tinta. Uma sessão que troca de traço várias vezes gasta cinco ou seis cartuchos, e eles custam mais do que o pigmento consumido.
• A sessão curta é a menos lucrativa. Barreira, luva, clorexidina e filme são praticamente os mesmos numa sessão de uma hora e numa de seis. O custo fixo de atendimento não acompanha o tamanho do trabalho.

A segunda conclusão costuma mudar a tabela de preço do estúdio, com um valor mínimo de sessão que antes parecia agressivo e passa a ser apenas realista.

Quando o tatuador é autônomo

Em boa parte dos estúdios, cada tatuador compra o próprio material e paga uma porcentagem ou um aluguel de cadeira. Isso não dispensa o controle de estoque: muda o que ele controla.

O arranjo que funciona separa as duas coisas:

• O que é da casa fica no estoque da casa. Barreira, assepsia, papel, luva, descartáveis. Baixa por atendimento, com o nome de quem pegou.
• O material pessoal fica de fora do saldo. O que não dispensa registrar o lote da tinta usada, porque a responsabilidade sanitária do atendimento é do estúdio, não só de quem tatuou.

Com o material da casa registrado por pessoa, a conversa sobre consumo deixa de ser impressão. Fica claro quem usa mais barreira, e quase sempre há uma explicação boa: mais atendimentos, sessões mais longas, mais troca.

O que a vigilância sanitária costuma perguntar

Estúdio de tatuagem é estabelecimento sujeito a inspeção, e as perguntas que tocam o estoque são previsíveis:

• Há produto vencido guardado, tinta inclusive?
• Qual o destino do que venceu, e onde está registrado?
• De onde veio este produto, com nota e lote?
• O material de barreira é descartável e de uso único?

As três primeiras são exatamente o que um controle de estoque com lote, validade e baixa de descarte responde sem preparação nenhuma. A inspeção deixa de ser evento temido e vira conferência.

O estoque mínimo de um estúdio

O cálculo é o de sempre, com uma distinção que vale guardar: separe o que para o atendimento do que apenas limita o trabalho.

Faltar barreira, luva ou clorexidina cancela a sessão. Esses entram com fator 2. Faltar um tom específico de cinza atrapalha e quase nunca cancela: fator 1,5 resolve.

Resumindo: o controle de estoque de estúdio de tatuagem

• Separe material de sessão de barreira e assepsia: eles não andam juntos.
• Tinta em frasco, com baixa ao abrir, é o que a equipe mantém.
• Lote da tinta por cliente é o registro mais importante do estúdio.
• Tinta vence: controle validade por lote e registre o descarte.
• O custo por sessão mostra que a sessão curta é a menos lucrativa.
• Com tatuador autônomo, o material da casa continua sendo da casa, com baixa por pessoa.
• Fator 2 no mínimo do que cancela sessão; 1,5 no resto.