Controle de estoque para farmácia de manipulação

O controle de estoque para farmácia de manipulação é diferente de todos os outros, e por um motivo só: aqui o estoque não sai inteiro. Ele sai em gramas, de um pote que foi comprado em quilos, para dentro de uma fórmula que tem nome de paciente.

Esse detalhe muda tudo. A unidade de medida deixa de ser detalhe de cadastro e vira a base do controle, a rastreabilidade do lote deixa de ser boa prática e vira exigência, e o custo da fórmula só existe se o insumo estiver registrado direito. Este texto é sobre como montar isso numa farmácia pequena, sem transformar a manipulação em burocracia.

A unidade de medida, que aqui decide tudo

Numa farmácia de manipulação, o erro mais caro do controle de estoque é cadastrar o insumo na unidade em que ele foi comprado.

Você compra colágeno hidrolisado em pote de 5 kg e pesa 300 g por fórmula. Se o cadastro diz POTE, o saldo é 3 e vira 2 quando o pote acaba: entre um e outro, o sistema não faz ideia de quanto sobrou. O estoque mínimo nunca dispara na hora certa, porque ele só enxerga potes inteiros.

Cadastrado em grama, a entrada de um pote lança 5.000, cada fórmula baixa o que foi pesado, e o saldo é o que realmente existe na bancada. O mínimo passa a fazer sentido, e o aviso chega com o pote ainda pela metade, que é quando ainda dá tempo de comprar.

A regra é uma frase: cadastre na menor unidade que você manipula. Se a balança pesa em grama, o cadastro é em grama.

O lote, que aqui não é opcional

Na maior parte dos negócios, controlar lote é boa prática. Na farmácia de manipulação, é o que sustenta a resposta a uma pergunta que uma hora aparece: de qual lote veio o ativo desta fórmula?

A pergunta chega de três lugares diferentes, e nenhum deles avisa antes:

• O paciente relatou reação. Saber o lote permite verificar o laudo do fornecedor e checar quais outras fórmulas saíram do mesmo lote.
• O fornecedor recolheu um lote. Sem registro, a única conduta segura é tratar tudo daquele insumo como suspeito.
• A inspeção perguntou. Ela vai pedir a ligação entre a nota de entrada, o laudo do insumo e a fórmula que saiu.

O que o controle de estoque precisa guardar é pouco e é sempre o mesmo: lote, validade, fornecedor e nota na entrada; lote e quantidade pesada na saída. Com isso, a resposta às três perguntas leva minutos em vez de um dia de garimpo em gaveta.

A validade depois de aberto, que é a que ninguém controla

Todo insumo tem a validade do fabricante, e ela está na embalagem. O que quase nenhuma farmácia controla é a validade depois de aberto, que costuma ser bem mais curta e que o procedimento interno define.

Um pote de base creme aberto em março com validade de fabricante para 2028 não dura até 2028 na bancada. O controle de estoque resolve isso de um jeito simples: na hora de abrir, registre a abertura como um lote novo, com a validade interna. O que vence passa a ser o lote aberto, e não o fechado que está na prateleira.

É o mesmo raciocínio do FEFO, aplicado dentro da farmácia: o primeiro a vencer sai primeiro, e o aberto vence antes do fechado, sempre.

O controlado, e o que o estoque resolve e o que não resolve

Insumo sujeito a controle especial tem escrituração própria, com regra e prazo definidos pela legislação sanitária. Vale separar as duas coisas para não confundir:

O ganho prático é que o saldo físico do controlado passa a bater com o escriturado sem ninguém precisar conferir à mão toda semana. A divergência aparece no dia em que nasce, e não dois meses depois, quando ninguém lembra mais o que aconteceu.

O custo da fórmula, que é o número que muda o preço

Com os insumos cadastrados em grama e com valor unitário na entrada, a farmácia passa a responder quanto custa cada fórmula, de verdade, com o preço que ela pagou na última compra.

A conta é direta:

custo da fórmula = soma de (quantidade pesada × preço por grama do lote) + embalagem + rótulo

Duas coisas costumam aparecer na primeira vez que alguém faz essa conta numa farmácia de manipulação, e as duas valem dinheiro:

• A embalagem pesa mais do que parece. Pote, tampa, rótulo e lacre somam um valor fixo que, nas fórmulas baratas, chega a ser metade do custo.
• Um ativo caro desloca a margem inteira. Quando o insumo subiu e o preço da fórmula não acompanhou, o produto continua vendendo bem e parou de dar lucro.

A perda de pesagem, que existe e deve ser registrada

Entre o que o sistema diz e o que a balança mostra sempre há uma diferença pequena: pó que fica no papel, resto no almofariz, ajuste de pesagem. Isso é normal e não é furto.

O erro é fingir que não existe. Quando a perda não é registrada, ela some do saldo aos poucos e, três meses depois, o sistema mostra 180 g de um ativo que acabou. A partir daí ninguém confia mais no número, e o controle de estoque da farmácia morre.

A correção é uma baixa de ajuste, com o motivo escrito, no dia da conferência. Leva um minuto e preserva a única coisa que importa num controle: que o número seja confiável.

Os três relatórios que mudam a compra

• O que vence nos próximos 90 dias, por lote. Em farmácia de manipulação, vencimento é a maior parcela de perda, e ativo caro vencido dói.
• Consumo por grama nos últimos 90 dias. É o que transforma o estoque mínimo de palpite em conta, e é o que mostra o ativo que você compra sempre e usa pouco.
• Valor parado por insumo. Numa farmácia pequena, meia dúzia de ativos costuma responder pela maior parte do dinheiro na prateleira.

Resumindo: o controle de estoque de farmácia de manipulação

• Cadastre na menor unidade que você manipula. Grama, não pote.
• Lote e validade na entrada; lote e quantidade pesada na saída.
• Abrir um pote é criar um lote novo, com a validade interna.
• O estoque não substitui a escrituração do controlado, mas faz o saldo bater com ela.
• Custo da fórmula inclui embalagem e rótulo, que não são desprezíveis.
• Perda de pesagem é normal: registre como ajuste, com o motivo.
• Olhe três relatórios: o que vence, o que se consome e o que está parado.