Controle de estoque para laboratório de análises clínicas

O controle de estoque para laboratório de análises clínicas tem uma particularidade que confunde quem tenta resolver com uma planilha comum: o que você compra não é o que você consome. Você compra kit, e consome teste.

Um kit de glicose para 500 testes é uma caixa só no cadastro e quinhentas saídas na bancada. Enquanto o controle de estoque do laboratório não enxergar essa diferença, o saldo não serve para nada, o reagente acaba no meio da rotina e o custo por exame continua sendo chute.

Kit, teste e a unidade que resolve

A primeira decisão do controle de estoque de um laboratório é em que unidade cada reagente é cadastrado. A resposta prática separa os reagentes em dois grupos:

Cadastrado em teste, um kit de 500 entra como 500. O estoque mínimo de 300 testes passa a avisar quando ainda há margem para comprar, e não quando a última caixa foi aberta.

A validade depois de aberto, que é a regra do laboratório

Reagente tem duas validades, e a segunda é a que importa na rotina. A do fabricante está na caixa. A validade depois de aberto está na bula, costuma ser de semanas, e é ela que decide se o resultado sai confiável.

Um laboratório que controla só a validade da caixa descobre o problema do jeito pior: pelo controle de qualidade fora da faixa, no meio da rotina, com amostra na bancada.

No controle de estoque isso se resolve tratando a abertura como um lote novo: na hora de abrir o frasco, registre a data e a validade interna. O que vence passa a ser o aberto, que é o que a equipe precisa usar primeiro.

Para o que exige refrigeração, vale lembrar que a cadeia de frio tem registro próprio, de temperatura, e o controle de estoque não substitui esse registro. Ele responde quanto tem e o que vence; o termômetro responde se continua bom.

Lote de reagente e repetição de exame

A rastreabilidade de lote no laboratório serve a uma pergunta específica, e ela aparece sempre no pior momento: quais resultados saíram com este lote de reagente?

Ela chega quando o controle interno de qualidade acusa desvio, quando o fabricante emite um alerta sobre um lote, ou quando um resultado é questionado pelo médico. Com o lote registrado na entrada e na saída, a resposta é uma lista. Sem ele, a resposta é repetir tudo o que foi feito no período, por precaução.

A diferença entre as duas situações é de horas de bancada e de reagente gasto de novo. Registrar lote custa cinco segundos por entrada.

O custo por exame, que quase nenhum laboratório pequeno calcula

Com reagente cadastrado em teste e valor unitário na entrada, o laboratório consegue responder quanto custa cada exame em insumo. A conta soma três parcelas:

custo do exame = reagente por teste + material de coleta + a parte do controle de qualidade

A terceira parcela é a esquecida. Todo dia saem frascos de soro controle que não pertencem a nenhum paciente, e eles são caros. Diluído pela quantidade de exames do dia, esse custo é pequeno; num dia de pouco movimento, ele é enorme.

É daí que sai a conclusão mais útil desse número: exame de baixo volume custa mais do que parece, porque o controle de qualidade é o mesmo, com ou sem demanda. Saber disso muda a decisão de continuar fazendo o exame na casa ou terceirizar.

Quem dá baixa num laboratório, e por que isso trava

Esta é a parte que derruba o controle de estoque em quase todo laboratório pequeno: ninguém vai parar no meio da rotina para lançar que usou um tubo.

Dois arranjos funcionam, e eles podem conviver:

• Baixa por lote de trabalho. Ao fechar a rodada, quem operou registra quantos testes saíram de cada kit. É um lançamento por rodada, não por amostra.
• Requisição por setor. A coleta pede tubos e agulhas ao estoque, e a baixa acontece na entrega. O consumo por setor aparece de quebra.

O que não funciona é pedir lançamento por amostra. Ninguém mantém, e um controle que ninguém mantém é pior do que nenhum, porque gera um número em que as pessoas ainda confiam.

O estoque mínimo de um laboratório

O cálculo é o mesmo de qualquer lugar, com um detalhe que muda bastante aqui:

mínimo = testes por dia × prazo do fornecedor × 1,5

O detalhe é o fator. Para reagente de exame de rotina, 1,5 basta. Para reagente de exame que não tem substituto e para soro controle, use 2: ficar sem controle é ficar sem poder liberar resultado, mesmo com reagente na casa.

E vale separar o material de coleta, que tem outro ritmo. Tubo e agulha não vencem rápido, custam pouco por unidade e param a coleta inteira quando faltam. É o caso clássico de comprar mais de uma vez só e dormir tranquilo.

Os três relatórios que mudam a compra

• O que vence em 60 dias, por lote, incluindo os abertos. É a maior parcela de perda de um laboratório.
• Testes consumidos por exame, nos últimos 90 dias. Mostra qual exame cresceu, qual encolheu, e onde o mínimo está errado.
• Valor parado por reagente. Reagente caro com pouco giro é a combinação que mais prende dinheiro em laboratório pequeno.

Resumindo: o controle de estoque de laboratório

• Cadastre kit em teste e granel em mililitro, não em caixa.
• Abrir um frasco é criar um lote novo, com a validade de aberto.
• Lote na entrada e na saída: é o que responde quais exames usaram cada lote.
• O custo do exame inclui o controle de qualidade, e ele pesa no exame de baixo volume.
• Baixa por rodada ou por requisição de setor, nunca por amostra.
• Mínimo com fator 2 para reagente sem substituto e para soro controle.
• A cadeia de frio tem registro próprio: o estoque não substitui o termômetro.