Controle de estoque para lavanderia

O controle de estoque para lavanderia tem um problema que quase nenhum outro negócio tem: o produto não sai por peça, sai por dosagem. Ninguém consome uma bombona de detergente. Consome-se trinta mililitros por quilo de roupa, dezenas de vezes por dia.

Enquanto o controle não enxergar isso, o saldo da lavanderia não serve para nada: ele mostra bombonas inteiras, o aviso de mínimo nunca chega na hora, e o custo por quilo lavado, que é o número que decide o preço, continua sendo estimativa.

A unidade, que aqui é mililitro

A primeira decisão do controle de estoque de uma lavanderia é parar de cadastrar químico em bombona.

Uma bombona de 20 litros de detergente alcalino é 1 no saldo. Ela fica em 1 por semanas e vira 0 num dia qualquer. Entre um número e outro, ninguém sabe quanto restou, e o aviso de compra chega no dia em que a bombona acabou, que é tarde.

Cadastrada em mililitro, a entrada de uma bombona lança 20.000. Cada abastecimento da dosadora baixa o que foi posto, e o saldo vira um número que diz alguma coisa. O mínimo passa a disparar com produto ainda no almoxarifado.

A baixa, que não pode ser por lavagem

Pedir que alguém lance o consumo a cada ciclo de máquina é a forma mais rápida de matar o controle de estoque de uma lavanderia. Não acontece, e não deveria acontecer.

O arranjo que funciona é dar baixa no abastecimento da dosadora, e não na lavagem. Quem troca a bombona ou enche o reservatório registra ali: produto, quantidade, lote. É um lançamento por bombona, algumas vezes por semana, feito por quem já está com a mão no produto.

O saldo fica correto, o consumo aparece no período, e ninguém interrompe a operação. Para a compra, que é o que o estoque precisa responder, isso basta.

O custo por quilo lavado

É o número que justifica o controle de estoque numa lavanderia, porque ele entra direto na formação de preço. Com químico cadastrado em mililitro e valor unitário na entrada, a conta sai sozinha:

custo químico por quilo = gasto do período ÷ quilos processados no período

Basta registrar os quilos processados, que a maior parte das lavanderias já anota por outro motivo. O resultado costuma surpreender em dois pontos:

• O alvejante e o removedor pesam mais do que o detergente. Eles são usados em menos ciclos e custam bem mais por litro, então a conta por quilo inverte a intuição de quem olha só o volume comprado.
• A dosagem alta não aparece no mês, aparece no trimestre. Uma dosadora regulada dez por cento acima do necessário não muda nada visível na operação e come uma bombona a mais por trimestre em cada produto.

Esse segundo ponto é o maior retorno do controle de estoque numa lavanderia. Sem o consumo por quilo, não há como perceber o excesso de dosagem, porque a roupa sai limpa de qualquer jeito.

A conferência da dosagem, que é o que o número serve para fazer

Com o custo por quilo em mãos, a conferência vira rotina simples e vale o tempo. A cada três meses:

1. Pegue o consumo do período de cada químico, em mililitros.
2. Divida pelos quilos processados. É o seu consumo real por quilo.
3. Compare com a dosagem recomendada na ficha técnica do fornecedor.
4. Diferença grande para cima é dosadora desregulada, vazamento ou reprocesso.

O item quatro traz a informação mais útil e menos óbvia: reprocesso aparece como consumo alto. Peça que volta para a máquina gasta químico duas vezes e não gera receita nenhuma. Quando o consumo por quilo sobe sem explicação, vale olhar para o reprocesso antes de olhar para a dosadora.

Validade e diluição, dois detalhes que custam caro

Produto químico de lavanderia vence, e vence de um jeito traiçoeiro: ele não estraga à vista, apenas perde ação. O alvejante clorado é o caso clássico, porque perde concentração com o tempo e com o calor. O resultado é roupa que não fica branca, e a reação natural da equipe é aumentar a dose, o que gasta mais e piora a conta.

Duas coisas resolvem:

• Validade por lote, com aviso. Permite programar o uso do lote mais antigo antes que ele perca força.
• Registrar a diluição, quando houver. Produto concentrado que é diluído para uso precisa de uma regra escrita e de um lote próprio depois de diluído, com a sua própria validade.

A embalagem, que some sem ninguém perceber

Cabide, capa plástica e etiqueta não têm nada do drama do químico, mas são o segundo grupo em valor numa lavanderia que entrega peça pendurada, e eles saem de um jeito que ninguém acompanha.

O controle aqui é simples e dá retorno rápido: cadastre em unidade, dê baixa por pacote aberto, e compare o consumo com a quantidade de peças entregues no período. Quando a conta não fecha, quase sempre é capa usada em peça que não precisava, ou cabide que vai embora junto com o cliente e nunca volta.

Esse segundo caso tem solução comercial, não de estoque, e é bom saber o tamanho dele antes de decidir se vale cobrar pelo cabide ou embutir no preço.

O estoque mínimo de uma lavanderia

O cálculo é o de sempre, agora com o consumo em mililitros por dia:

mínimo = consumo por dia × prazo do fornecedor × 1,5

Com uma exceção que vale guardar: o químico que não tem substituto na prateleira entra com fator 2. Faltar detergente para uma lavanderia é fechar a operação do dia, e o fornecedor de químico industrial costuma ter prazo maior do que o de descartáveis.

Resumindo: o controle de estoque de lavanderia

• Cadastre químico em mililitro, nunca em bombona.
• A baixa acontece no abastecimento da dosadora, não na lavagem.
• O custo por quilo lavado é o número que entra no preço.
• Consumo por quilo acima da ficha técnica é dosagem alta, vazamento ou reprocesso.
• Alvejante perde força antes de vencer: controle validade por lote.
• Produto diluído é um lote novo, com validade própria.
• Compare o consumo de cabide e capa com as peças entregues.
• Fator 2 no mínimo do químico sem substituto.