Controle de estoque para oficina mecânica

O controle de estoque de uma oficina mecânica tem uma particularidade que nenhum outro negócio desta lista tem: a maior parte do que está na prateleira não foi comprada para estoque, foi comprada para um carro. E quando aquele carro não volta, a peça fica.

Este texto trata do que fazer com isso, de como separar peça de consumível, e de como descobrir quanto de material entra em cada serviço que a sua oficina cobra.

Os três estoques de uma oficina

• Consumível de giro alto. Óleo, filtro, fluido de freio, aditivo, estopa, desengraxante, parafuso, abraçadeira. Sai todos os dias, custa pouco por unidade e falta na hora errada. Aqui o controle de estoque é sobre não deixar acabar.
• Peça de aplicação. Pastilha, disco, amortecedor, correia, bomba. Comprada quase sempre para um veículo específico, com código que serve a poucos modelos. Aqui o controle é sobre não comprar duas vezes e não deixar encalhar.
• Ferramenta e equipamento. Não é estoque de consumo, é patrimônio, e merece uma lista própria com quem está usando cada coisa.

Tratar os três com a mesma regra é o erro mais comum da gestão de estoque de oficina. O filtro de óleo precisa de estoque mínimo e aviso. A bomba de combustível de um modelo específico precisa do contrário: não precisa estar em estoque nenhum.

A peça que sobrou do orçamento recusado

Esse é o item que mais congela dinheiro em oficina mecânica, e o que menos aparece em qualquer controle. O cliente aprovou, você comprou, ele desistiu no meio ou trocou de ideia. A peça fica na prateleira com código de um modelo que pode não aparecer de novo por dois anos.

O controle de estoque resolve isso de um jeito simples: marcar a peça com o veículo para o qual ela foi comprada, e olhar uma vez por trimestre a lista de peças sem movimentação. É a partir dessa lista que se decide o que fazer, e as saídas existem:

• Oferecer com desconto ao próximo cliente do mesmo modelo.
• Negociar devolução ou troca com o distribuidor, que costuma aceitar em peça de linha.
• Anunciar para outra oficina da região, que é um canal subaproveitado.
• Aceitar a perda e, principalmente, parar de comprar antes da aprovação por escrito.

A última é a mais valiosa, e ela só se torna óbvia quando a lista de encalhados existe. Sem ela, cada caso parece um azar isolado.

O custo de material por serviço

Uma oficina cobra por serviço e compra por litro, por unidade e por jogo. Entre as duas coisas está a conta que diz se a tabela está certa:

Os números são ilustrativos, e a coluna que importa é a diferença entre as duas últimas. Com o controle de estoque guardando o valor pago em cada compra, essa diferença se atualiza sozinha quando o fornecedor reajusta. Sem ele, a tabela de serviços fica congelada por anos enquanto o custo da peça anda.

O óleo a granel, e a unidade que engana

Oficina que compra óleo em tambor de 200 litros e aplica de quatro em quatro tem um problema clássico de unidade. Se o cadastro diz "tambor", o saldo é 1 até virar 0, e ninguém sabe quando vai acabar.

A regra vale aqui como em qualquer estoque: cadastre na unidade em que o produto sai. Se a aplicação é em litros, a unidade é o litro, e a entrada de um tambor lança duzentos. Aí o estoque mínimo passa a fazer sentido e o aviso chega com o tambor ainda tendo trinta litros, não vazio.

Quem dá baixa numa oficina

O mecânico está com a mão suja, embaixo do carro ou no elevador. Ele não vai até o computador da recepção depois de cada peça aplicada, e esse é o motivo de a maioria dos controles de estoque de oficina mecânica morrer no segundo mês.

Duas soluções funcionam na prática, e elas se combinam:

• A baixa no celular, por quem aplicou. Dois toques. É o caminho mais direto e o que mantém o saldo certo ao longo do dia.
• A requisição por ordem de serviço. O mecânico pede o material da OS, o balcão separa e dá a baixa na entrega. O registro fica completo sem ninguém sair de baixo do carro, e de quebra o custo da OS fica certo.

A segunda forma tem um ganho extra importante: ela amarra o material ao serviço. Depois de três meses, a oficina passa a saber o custo real de cada tipo de serviço sem ninguém ter anotado nada à parte.

O estoque mínimo de uma oficina

A conta é consumo por dia vezes prazo do fornecedor vezes folga. O que muda na oficina é quanto a folga vale por categoria:

A última linha é a mais importante e a mais difícil de sustentar na pressa do dia. Peça de aplicação não tem estoque mínimo: ela tem pedido com aprovação. Manter estoque dela é financiar a indecisão do cliente.

Os três relatórios que mudam a compra da oficina

• O que está abaixo do mínimo. A lista de reposição dos consumíveis, pronta.
• Peça sem movimentação há noventa dias. O encalhe, com o veículo para o qual foi comprada. É a lista de onde sai a negociação com o distribuidor.
• Consumo por serviço. Quanto de material entra em cada tipo de OS, que é o que corrige a tabela de preços.

Resumindo: o controle de estoque de oficina que funciona

• Separe consumível, peça de aplicação e ferramenta: as regras são diferentes.
• Cadastre na unidade de saída: litro para óleo a granel, não tambor.
• Marque a peça com o veículo para o qual foi comprada.
• Consumível tem estoque mínimo; peça específica tem aprovação por escrito.
• A baixa é no celular ou pela requisição da ordem de serviço.
• Olhe a lista de peça encalhada a cada trimestre, e negocie troca.
• Use o custo real do material para revisar a tabela de serviços.