Controle de estoque para pet shop

O controle de estoque de um pet shop é mais difícil do que parece porque o negócio é dois negócios no mesmo endereço: uma loja, que vende ração e acessório, e um serviço, que consome shampoo, talco e lâmina no banho e tosa. Os dois usam o mesmo armário e significam coisas opostas no fim do mês.

Este texto trata de como separar isso sem transformar a recepção em almoxarifado, e de como descobrir o que quase todo pet shop não sabe: quanto de produto entra em cada banho.

Os dois estoques de um pet shop

• Estoque de revenda. Ração, petisco, coleira, brinquedo, tapete higiênico, antipulgas. É mercadoria: tem preço de compra e preço de venda, e cada saída gera receita direta.
• Estoque de uso no serviço. Shampoo de galão, condicionador, desembaraçante, talco, lâmina, algodão, perfume. É custo do banho e tosa. Sai do estoque sem gerar venda própria.

Quando o controle de estoque do pet shop joga os dois no mesmo cadastro, acontece a confusão clássica: o shampoo de 5 litros do banho e o shampoo de 300ml da prateleira viram "shampoo". A partir daí nenhum número presta. O custo do banho fica subestimado, a margem da revenda fica inflada e a compra do mês é feita no escuro.

O primeiro passo é separar as duas listas, com cadastros diferentes, mesmo quando o produto é parecido. Essa decisão leva uma tarde e muda todos os números seguintes.

O custo por banho, que é o número que falta

Um pet shop cobra por porte e por serviço, e compra por galão. Entre as duas coisas há uma conta que quase ninguém faz, e é ela que diz se o preço da tabela está certo.

Não precisa de balança de precisão. Precisa de duas semanas de observação nos serviços que você mais faz:

A última linha é a mais interessante. Cão de pelo duplo consome várias vezes mais produto, e é o serviço que muitos pet shops cobram com o mesmo acréscimo de um porte grande comum. O controle de estoque é o que torna isso visível.

Ração: onde está o dinheiro parado

Em quase todo pet shop, a ração é o maior valor imobilizado e o item de maior risco. Três problemas específicos aparecem no controle de estoque:

• Sabor e porte que não giram. O saco de ração de uma linha específica comprado para um cliente que mudou de marca. Fica meses e vence. Só um relatório de produto sem movimentação mostra isso.
• Validade mais curta do que parece. Ração tem prazo, e saco aberto para venda a granel tem prazo muito menor. Controlar por lote é o que permite usar o mais velho primeiro.
• Venda a granel sem baixa. O cliente compra um quilo do saco de quinze. Se essa baixa não é registrada em quilos, o saldo do saco nunca fecha. A unidade do cadastro precisa ser a de venda, não a de compra.

Essa última é a mesma regra que vale para o shampoo do banho: cadastre na unidade em que o produto sai. Se a ração é vendida a granel, a unidade é o quilo, e a entrada de um saco de 15kg lança quinze.

Quem dá baixa num pet shop, e por que isso trava

O banhista está com o animal na banheira. A tosadora está com a tesoura na mão. Ninguém vai parar para abrir uma planilha no computador da recepção, e por isso o controle de estoque de pet shop costuma ser abandonado no segundo mês.

Três coisas fazem a baixa realmente acontecer:

• Caber no celular. Dois toques: produto e quantidade. Qualquer coisa além disso não vai ser feita num sábado cheio.
• Ter o nome de quem fez. Não para vigiar, mas para conversar. Quem gasta o dobro de shampoo pode estar atendendo pelo duplo, ou pode estar exagerando na dose. Sem o registro por pessoa, essa conversa não acontece.
• Funcionar para quem não entende de estoque. A pessoa diz o que usou. Lote, validade e saldo são conta do sistema.

O estoque mínimo de um pet shop

A conta de partida é a mesma de qualquer estoque: consumo por dia vezes o prazo do fornecedor vezes uma folga de 1,5. O que muda no pet shop é que a folga precisa ser diferente para os dois estoques:

• No uso do serviço, a folga protege o atendimento. Ficar sem shampoo numa manhã de sábado é remarcar banho. Use 2 nos produtos de banho e tosa.
• Na revenda, a folga imobiliza dinheiro. Um sabor que gira uma vez por trimestre não precisa de três sacos na prateleira. Aqui a folga menor é a decisão certa.

Medicamento e produto controlado

Pet shop que vende medicamento veterinário, vermífugo e antipulgas tem uma camada a mais: esses itens têm lote, validade e, em alguns casos, exigência de registro.

As obrigações variam por produto e por município, e precisam ser confirmadas com a vigilância e com o seu conselho profissional. O que o controle de estoque resolve é a parte do registro: de onde veio o lote, quanto entrou, quanto saiu e quando acabou. É essa informação que uma fiscalização pede, e ela só existe se tiver sido gravada enquanto as coisas aconteciam.

Os três relatórios que mudam a compra

• O que está abaixo do mínimo. A lista de compra pronta, sem ninguém caminhar pelo depósito com um bloco na mão.
• O que vence nos próximos sessenta dias. Tempo suficiente para promover na loja ou combinar a troca com o distribuidor, em vez de descobrir no dia.
• O que não se move há três meses. Em pet shop é quase sempre sabor de ração, acessório de tamanho incomum ou brinquedo que não emplacou. É dinheiro parado com prazo correndo.

Resumindo: o controle de estoque de pet shop que funciona

• Separe estoque de revenda de estoque de uso no serviço, com cadastros diferentes.
• Meça o consumo médio por tipo de banho e por porte. Duas semanas bastam.
• Cadastre na unidade de saída: quilo para ração a granel, mililitro para shampoo.
• Controle ração e medicamento por lote e validade.
• A baixa é no celular, por quem usou, com nome.
• Folga maior no produto de serviço, menor na revenda.
• Olhe o que não gira há três meses: é onde o dinheiro está preso.