Controle de estoque para restaurante

O controle de estoque de um restaurante é o mais implacável de todos. Em quase todo negócio, o produto mal controlado vira dinheiro parado. Na cozinha, ele vira lixo em poucos dias, e a conta aparece já no fim do mês.

Este texto trata do que funciona em restaurante, lanchonete e bar pequeno: como separar os três estoques da cozinha, como achar a ficha técnica que você já tem sem saber, e por que a contagem diária de poucos itens vale mais que o inventário mensal de tudo.

Os três estoques de uma cozinha

• Secos. Arroz, feijão, farinha, óleo, enlatado, tempero. Validade longa, giro previsível, pouco risco. É o estoque fácil, e é onde quase todo restaurante começa e para.
• Resfriados. Carne, frios, laticínio, hortifruti. Validade curta, perda alta, e o lugar onde o dinheiro realmente escorre. É o estoque que exige controle diário.
• Congelados. Validade longa enquanto a temperatura se mantém. O risco não é o prazo, é a cadeia de frio: um freezer que falhou no domingo pode comprometer tudo que está dentro, dentro da validade.

Mais os descartáveis e a embalagem, que não estragam e precisam apenas de estoque mínimo e aviso. Controlar os cinco grupos com a mesma frequência é desperdiçar esforço no grupo errado: o saco de arroz não precisa de atenção diária, o queijo precisa.

A ficha técnica, que é o controle de estoque de verdade

Em restaurante, a pergunta "quanto eu tenho" é menos importante que a pergunta "quanto cada prato consome". É a ficha técnica, e quase todo restaurante pequeno acha que não tem tempo de montar uma.

Não precisa ser um documento de consultoria. Precisa de três colunas por prato, para os dez pratos que mais saem:

Com a ficha técnica e o número de pratos vendidos, o restaurante passa a saber quanto deveria ter consumido no mês. A diferença entre esse número e o que realmente saiu do estoque é a medida mais útil que uma cozinha pode ter: ela mostra perda, desperdício e porção fora do padrão, somados.

A contagem diária de poucos itens

Inventário mensal de tudo é o modelo errado para restaurante. Quando a diferença aparece trinta dias depois, ninguém lembra do que aconteceu, e o produto que estragou já estragou.

O desenho que funciona é por frequência, de acordo com o risco:

A contagem diária dos resfriados não é sobre saldo, é sobre decisão: o que está perto do prazo precisa entrar no prato de amanhã, no prato do dia ou na sugestão do garçom. Produto que vai estragar em dois dias ainda tem muito valor; o mesmo produto estragado não tem nenhum.

FEFO na cozinha, e o papel do rótulo

A regra de saída em restaurante é FEFO: primeiro que vence é o primeiro que sai, não o primeiro que chegou. E ela depende de uma coisa muito simples e muito negligenciada: o rótulo.

Todo recipiente que sai da embalagem original precisa de etiqueta com o que é, a data de manipulação e a data limite de uso. Sem rótulo, FEFO é impossível na prática, porque ninguém sabe qual pote é mais velho, e a dúvida sempre acaba no descarte do que ainda servia.

As regras de manipulação, rotulagem e temperatura são da vigilância sanitária e variam por município, então elas precisam ser confirmadas com o órgão local e com a sua assessoria. O que o controle de estoque resolve é a parte do registro: lote, validade, quanto entrou, quanto saiu e o que foi descartado.

O descarte, que é a informação mais valiosa da cozinha

Quase todo restaurante joga comida fora e não registra. É compreensível, porque registrar perda parece registrar fracasso. Mas é justamente aí que está o dinheiro:

Um mês de descarte registrado, com produto, quantidade e motivo, responde o que nenhum outro relatório responde. Por que você está jogando fora? Comprou demais, a porção está grande, o prato não vende o que você achava, ou o freezer está mal regulado. São quatro problemas diferentes, com quatro soluções diferentes, e sem o registro todos parecem um só.

A recomendação prática é registrar o descarte com um motivo de uma palavra: vencido, estragado, queimado, sobra de prato, erro de pedido. Em trinta dias, o padrão aparece sozinho.

O estoque mínimo numa cozinha

A conta é a mesma de sempre, consumo por dia vezes prazo do fornecedor vezes folga. O que muda em restaurante é que a folga precisa ser pequena no perecível:

• Secos e descartáveis: folga de 1,5 ou mais. Não estragam, e faltar embalagem no sábado é pior que ter embalagem sobrando.
• Resfriados: folga mínima. Aqui estoque de segurança grande não protege, é risco. Dois dias de cobertura num hortifruti é melhor do que cinco.
• Entrega mais vezes vale mais que desconto. Fornecedor que entrega três vezes por semana permite trabalhar com quase nada de perecível guardado, e isso costuma pagar a diferença de preço.

Os três números que mudam a compra do restaurante

• Consumo previsto contra consumo real. A ficha técnica vezes os pratos vendidos, comparada com a saída do estoque. A diferença é a perda total.
• O que vence nos próximos três dias. É a lista que decide o prato do dia.
• Descarte por motivo, no mês. O relatório que corrige a compra, a porção e o menu.

A ficha técnica, que liga o prato ao estoque

O controle de estoque de restaurante tem uma peça que os outros ramos não têm: o que sai do estoque não é o que o cliente pede. Ninguém vende cebola, vende prato.

A ponte entre os dois é a ficha técnica: quanto de cada insumo um prato consome. Com ela, o controle de estoque do restaurante responde duas perguntas que não têm resposta sem ela:

• Quanto deveria ter sobrado. Vendeu 40 pratos que levam 120 g de carne cada, então saíram 4,8 kg. Comparar com a contagem mostra a diferença entre o consumo previsto e o real, e essa diferença é o desperdício, medido em quilos e não em impressão.
• Quanto o prato custa hoje. Com o preço da última compra de cada insumo, o custo do prato se atualiza sozinho quando o fornecedor sobe o preço.

Não é preciso fichar o menu inteiro. Comece pelos cinco pratos mais vendidos e pelos insumos caros deles, que é onde o dinheiro do restaurante está. Fichar sessenta pratos antes de começar é a versão de cozinha do erro de querer cadastrar tudo.

Resumindo: o controle de estoque de restaurante que funciona

• Separe secos, resfriados, congelados e descartáveis: a frequência de cada um é diferente.
• Monte a ficha técnica dos dez pratos que mais saem.
• Compare o consumo previsto com o real: a diferença é a perda.
• Conte resfriados todo dia, no fechamento. Dez minutos.
• Rotule tudo que sai da embalagem original, ou FEFO não acontece.
• Registre o descarte com motivo de uma palavra.
• Folga grande nos secos, folga mínima no perecível.