Controle de estoque para salão de beleza e barbearia

O controle de estoque de um salão de beleza costuma ser tratado como contagem de frasco. Conta quantos tem, compra quando acaba. O problema é que esse tipo de controle de estoque não responde a única pergunta que importa no salão: quanto de produto entra em cada serviço que você cobra.

Sem essa resposta, a tabela de preços do salão é um chute. Você sabe quanto cobra pela coloração e não sabe quanto ela custa. E num negócio de margem apertada, é exatamente aí que o lucro some.

Os dois estoques que todo salão tem, e quase nenhum separa

Um salão de beleza ou uma barbearia guardam, no mesmo armário, duas coisas com naturezas completamente diferentes:

• Produto de uso, ou produto de cabine. Tinta, oxidante, descolorante, shampoo de lavatório, máscara, pó, luva, papel alumínio. Ele é custo do serviço. Sai do estoque sem gerar venda direta, e quem o consome é o profissional.
• Produto de revenda, ou produto de vitrine. Shampoo, condicionador, pomada, leave-in, óleo. Ele é mercadoria. Sai do estoque gerando venda, com preço de compra e preço de venda.

Quando o controle de estoque do salão joga os dois no mesmo balde, acontece a confusão clássica: o shampoo de 1 litro do lavatório e o shampoo de 300ml da prateleira viram "shampoo" na planilha. A partir daí, nenhum número do salão está certo. O custo do serviço fica subestimado, a margem da revenda fica inflada, e a compra do mês é feita no escuro.

O primeiro passo do controle de estoque de um salão de beleza, antes de qualquer sistema, é separar essas duas listas. Mesmo o mesmo produto, quando serve às duas finalidades, precisa de dois cadastros: um de cabine e um de vitrine.

O consumo por atendimento: o número que falta

Esta é a parte que diferencia um controle de estoque de salão que serve de um que só ocupa tempo. Você precisa saber, em média, quanto de produto entra em cada tipo de serviço.

Não precisa de balança de precisão nem de disciplina de laboratório. Precisa de duas semanas de observação em cima dos serviços que você mais faz:

Com essa tabela na mão, o controle de estoque do salão deixa de ser contagem e vira gestão. Você passa a saber que a coloração de R$ 120 tem R$ 28 de produto, e que a mecha de R$ 180 tem R$ 41. A partir daí, a tabela de preços do salão para de ser chute.

O caso da tinta: o maior ralo do salão

Em salão de beleza, a tinta é quase sempre o item de maior valor parado e de maior perda. A perda tem três origens, e todas aparecem no controle de estoque quando ele é feito direito:

• Sobra de mistura. O profissional prepara mais do que precisa. A sobra vai para o lixo e não aparece em lugar nenhum. É consumo real que o controle de estoque registra como "não sei onde foi".
• Cor parada. Tons que você comprou para um cliente que não voltou. Ficam na gaveta até vencer. É dinheiro congelado que só um relatório de produto sem movimentação mostra.
• Validade. Tinta e oxidante têm prazo, e oxidante aberto perde força antes disso. O controle de estoque por lote é o que avisa antes.

Quem dá baixa num salão, e por que isso trava

Aqui está a razão pela qual a maioria dos controles de estoque de salão de beleza é abandonada no segundo mês. O cabeleireiro está com a mão na tinta. A manicure está com a cliente. Ninguém vai parar o atendimento para abrir uma planilha no computador da recepção.

Três coisas fazem a baixa realmente acontecer:

• Precisa caber no celular. Dois toques, escolhe o produto e a quantidade. Qualquer coisa além disso não vai ser feita num salão cheio.
• Precisa ter o nome de quem fez. Não para vigiar, mas para conversar. Um profissional que consome o dobro de descolorante dos outros pode estar fazendo mecha mais pesada, ou pode estar preparando demais. Sem o registro por pessoa, essa conversa nunca acontece.
• Precisa funcionar para quem não entende de estoque. A assistente diz o que usou. O sistema resolve lote, validade e saldo.

O estoque mínimo de cada produto do salão

Estoque mínimo é a quantidade abaixo da qual você não quer ficar. Num salão de beleza, ele muda bastante de item para item, e a conta é simples:

consumo por dia × prazo do fornecedor × 1,5

A folga de 1,5 cobre o atraso do distribuidor e a semana mais cheia. Para o produto que você não pode deixar faltar de jeito nenhum, como o oxidante da sua marca, use 2.

Repare que o produto de revenda segue outra lógica. Ali o estoque mínimo não é sobre faltar, é sobre não imobilizar dinheiro em vitrine parada. Um frasco que gira uma vez por trimestre não precisa de três na prateleira.

O que o controle de estoque mostra sobre a revenda

A revenda é a parte mais lucrativa de muitos salões e a mais mal controlada. Um controle de estoque que separa cabine de vitrine responde, em um mês, perguntas que o salão costuma responder por intuição:

• Quais produtos de revenda realmente giram, e quais estão na prateleira há seis meses.
• Quanto de dinheiro está parado em vitrine.
• Qual a margem real de cada produto, com o preço de compra que você pagou de verdade.
• Quem vende mais revenda na equipe, e o que essa pessoa faz de diferente.

Inventário num salão: comece pelo que vale mais

Inventário de estoque em salão de beleza não precisa ser parar o sábado para contar tudo. Comece pelos itens de maior valor, que num salão normalmente são tinta, descolorante, oxidante e os produtos de revenda mais caros. Conte esses uma vez por mês.

A diferença entre o que o sistema diz e o que está na prateleira é a sua medida de quanto o controle de estoque está sendo alimentado. Diferença grande não significa roubo; quase sempre significa baixa que não foi feita. E é um problema de processo, não de pessoa.

Resumindo: o controle de estoque de salão que funciona

• Separe produto de cabine de produto de revenda, com cadastros diferentes.
• Meça o consumo médio por tipo de serviço. Duas semanas bastam.
• Use esse número para saber o custo real de cada serviço que você cobra.
• Registre sobra de mistura e descarte: também são consumo.
• Defina o estoque mínimo com consumo vezes prazo vezes 1,5.
• A baixa é no celular, com o nome de quem fez.
• Conte os itens caros uma vez por mês.