Controle de estoque simples

Quem procura controle de estoque simples já desistiu de uma versão complicada. Tentou a planilha de quarenta colunas, tentou o sistema com vinte telas, e abandonou os dois, porque o problema não era saber controlar: era o tamanho do esforço diário que cada solução exigia.

Este texto é sobre o controle de estoque mais enxuto que ainda funciona. Não o mais pobre: o menor conjunto de hábitos que entrega resultado e que uma equipe ocupada consegue manter.

O que um controle de estoque simples precisa ter

Simples não é "menos informação". É menos passos por movimento. Um controle de estoque simples tem quatro informações e nenhum passo a mais:

A coluna da direita não é inútil: é útil em armazém grande. Num consultório, num salão ou numa oficina, cada item dela é um passo a mais que a equipe vai abandonar na terceira semana.

A regra dos vinte itens

A causa número um de controle de estoque abandonado é querer cadastrar tudo antes de começar. Trezentos produtos na primeira semana cansam a equipe antes do primeiro resultado aparecer.

Comece por vinte. Não vinte aleatórios: os vinte que somam a maior parte do dinheiro. Para achá-los, pegue as três últimas notas dos fornecedores, multiplique preço por quantidade que você consome por mês, e ordene do maior para o menor. Os primeiros da lista são eles.

Esses vinte itens costumam responder por setenta a oitenta por cento do valor do seu estoque. Controlar só eles já entrega a maior parte do retorno, e o resto do cadastro pode entrar aos poucos, conforme cada produto for usado.

A unidade de medida, que é o detalhe que decide tudo

Se houver uma única coisa a acertar num controle de estoque simples, é esta. Cadastre cada produto na unidade em que ele sai, nunca na que ele entra.

Você compra uma caixa com cem luvas e consome luva a luva. Se o cadastro diz "caixa", o saldo é 1 até virar 0, e o aviso nunca chega na hora certa. Cadastrado em unidade, a entrada de uma caixa lança cem, e o estoque mínimo de cem unidades passa a fazer sentido.

Esse erro é responsável por mais controle de estoque abandonado do que qualquer outro, porque ele faz o saldo mentir na primeira semana, e depois disso ninguém confia mais no número.

Os três hábitos, e só três

1. A entrada acontece na chegada

Quando a caixa chega, antes de guardar: lançar a quantidade, o lote e a validade da embalagem. São dez segundos por item, uma vez por compra.

Lançar depois de guardar significa lançar nunca, porque a nota vai para a gaveta e a embalagem já está no armário.

2. A baixa acontece no uso

Quem usou registra, na hora, pelo celular. Dois toques: produto e quantidade. Esse é o hábito que sustenta todo o resto, e é o único que exige mudança de verdade na rotina.

Deixar a baixa para o fim do dia parece razoável e não funciona: no fim do dia ninguém lembra de quanto usou, e a estimativa de memória é pior do que não ter número, porque parece confiável.

3. O descarte também é baixa

Quebrou, venceu, caiu no chão. Registrar com o motivo custa o mesmo que registrar um uso normal, e é o que impede o saldo de ficar maior do que a prateleira sem ninguém entender por quê.

O único número que você precisa calcular

Um controle de estoque simples tem um cálculo, e ele é este:

estoque mínimo = consumo por dia × prazo do fornecedor × 1,5

Nenhum dos três números precisa ser exato. Se você usa umas duas caixas por mês, o consumo por dia é cerca de 0,07. Se o fornecedor costuma levar uma semana, o prazo é 7. O 1,5 é a folga para o atraso e para o mês mais cheio.

Para o item que para a operação quando falta, troque o 1,5 por 2. É a única exceção que vale a pena guardar.

O que deixar de fora sem culpa

Num controle de estoque simples, vale explicitamente não fazer estas coisas, pelo menos no começo:

• Endereçamento. Em armário pequeno, a pessoa acha o produto olhando. Criar código de localização é trabalho de cadastro sem retorno.
• Previsão de demanda. O consumo médio dos últimos noventa dias é previsão suficiente para empresa pequena.
• Aprovação para dar baixa. Transformar o uso de uma luva em pedido com autorização é a forma mais rápida de matar o controle.
• Inventário geral mensal. Conferir os vinte itens de maior valor uma vez por mês resolve, e leva menos de uma hora.

Planilha ou sistema, para quem quer simples

A escolha não depende do tamanho da empresa, depende de duas coisas:

Note que ter poucos produtos não resolve nada se houver duas pessoas e validade. E ter trezentos produtos não é problema se houver uma pessoa e nada vencer. É sobre mãos e datas, não sobre quantidade.

O primeiro mês, semana por semana

Um controle de estoque simples não precisa de projeto, precisa de ordem. Este é o roteiro que costuma funcionar em empresa pequena, e ele cabe em quatro semanas sem atropelar ninguém:

• Semana 1: cadastre os vinte itens. Só nome, unidade de consumo, categoria e fornecedor. Não lance saldo ainda, não cadastre o resto.
• Semana 2: conte e lance o saldo inicial. Com lote e validade do que estiver no armário. É a única contagem grande do processo.
• Semana 3: só a baixa. Nenhuma funcionalidade nova. A equipe registra o uso e mais nada, até virar automático.
• Semana 4: ligue o estoque mínimo. Com três semanas de consumo real, o cálculo do mínimo deixa de ser palpite.

Repare que o cadastro do resto dos produtos não aparece em nenhuma semana. Ele entra aos poucos, no dia em que cada produto for usado, e essa é a parte que mais diferencia um controle de estoque simples que dura de um que é abandonado no segundo mês.

Resumindo: o controle de estoque simples que dura

• Comece por vinte itens, os que somam mais dinheiro.
• Cadastre na unidade em que o produto sai.
• Três hábitos: entrada na chegada, baixa no uso, descarte também é baixa.
• Um cálculo: consumo por dia vezes prazo vezes 1,5.
• Deixe endereçamento, previsão e aprovação de fora.
• Confira os vinte itens caros uma vez por mês.
• Simples é menos passos por movimento, não menos informação.