Controle de validade de produtos: como parar de perder por vencimento

Em empresa de serviço, a perda por validade é a mais cara e a mais silenciosa. Ela não aparece no extrato, não gera nota e ninguém a lança em lugar nenhum: ela acontece quando alguém abre um armário, olha uma data e joga um item no lixo.

Uma ampola de ácido hialurônico, um frasco de toxina, uma caixa de resina, um antipulgas. São itens de valor alto e validade curta, e basta um por mês para custar mais do que um ano inteiro de sistema.

Por que o vencimento sempre acontece no fundo do armário

Porque quem pega material pega o que está na frente. É o comportamento natural, e ele é exatamente o contrário do que o controle de validade exige.

O lote novo chega, é guardado na frente, e é dele que todo mundo tira. O lote antigo fica atrás, envelhecendo em silêncio. Quando alguém enfim o alcança, a data já passou.

Existe um nome para a regra que evita isso: primeiro que vence, primeiro que sai. Na prática ela só funciona se alguém souber qual lote vence antes, e essa informação precisa estar visível na hora da retirada.

Validade é do lote, não do produto

Esta é a distinção que muda tudo, e é a que quase toda planilha ignora.

Se você tem oito frascos do mesmo item, eles não vencem juntos. Três podem ser de uma compra de março e cinco de uma compra de agosto. Um controle que diz apenas "8 frascos" está escondendo que três deles vencem em vinte dias.

Controlar por lote significa guardar, para cada entrada:

• o número do lote, que vem na embalagem;
• a quantidade que entrou daquele lote;
• a data de validade daquele lote;
• o valor unitário pago, que é o que permite dizer quanto a perda custou.

Com isso, o saldo total continua existindo, mas ele passa a ser a soma de lotes que têm idade própria. E aí dá para avisar sobre um lote específico sem alarmar sobre o produto inteiro.

Quanto tempo de antecedência o aviso precisa ter

A resposta depende do que você faz com o produto quando o aviso chega. Se a ideia é consumir antes de vencer, o aviso precisa vir com tempo de consumir.

Um aviso de sete dias não serve para quase nada: quando ele chega, a única saída costuma ser o descarte.

Três hábitos que reduzem a perda antes de qualquer sistema

1. Guardar o novo atrás. Custa cinco segundos por entrada e resolve boa parte do problema sozinho.
2. Marcar a validade na embalagem com caneta grossa. A data impressa pelo fabricante costuma ser pequena e em relevo; quem está com pressa não lê.
3. Conferir o armário uma vez por mês. Não o estoque inteiro: só o que tem validade curta.

Esses três hábitos ajudam, e nenhum deles avisa você. Eles dependem de alguém lembrar, e é aí que um sistema faz diferença: ele olha todos os lotes todos os dias, sem cansar e sem esquecer.

O que fazer com o que já está vencendo

Quando o aviso chega e ainda há tempo, existem saídas melhores do que o lixo:

• Priorizar aquele lote nos próximos atendimentos. É o uso normal, só que na ordem certa.
• Falar com o fornecedor. Alguns aceitam troca de lote próximo do vencimento, principalmente em item de valor alto.
• Rever a quantidade de compra. Vencimento repetido do mesmo item é sinal de que você compra mais do que consome, e isso o histórico mostra.

FEFO e PEPS: a diferença que custa dinheiro

Existem duas regras de ordem de saída, e confundir as duas é caro em qualquer controle de validade de produtos.

• PEPS, primeiro que entra é o primeiro que sai. A ordem é a da chegada.
• FEFO, primeiro que vence é o primeiro que sai. A ordem é a da validade.

Parecem a mesma coisa, e seriam, se o fornecedor sempre entregasse lotes mais novos a cada compra. Ele não entrega. É comum chegar uma remessa com validade mais curta do que a que já está na prateleira, porque o lote ficou parado no distribuidor.

Quando isso acontece, quem segue PEPS consome o lote antigo primeiro, e o novo, que vence antes, fica para trás até vencer. O controle de validade de produtos precisa olhar a data, não a ordem de chegada. É por isso que FEFO é a regra certa para qualquer coisa que tenha prazo.

Neste exemplo, PEPS deixa o lote B vencer na prateleira com o lote A ainda aberto. É um erro silencioso: ninguém faz nada errado, e o produto se perde do mesmo jeito.

Quanto a perda por vencimento realmente custa

A conta que a maioria faz é o preço do que foi para o lixo. Ela está incompleta. A perda por vencimento custa em quatro lugares:

• O valor do produto. O óbvio, e normalmente o menor dos quatro quando o item é de giro baixo.
• O dinheiro que ficou parado até vencer. O frasco que passou oito meses na prateleira imobilizou capital o tempo todo, e não só no dia em que foi descartado.
• A compra de reposição em cima da hora. Quando o vencimento é descoberto com o produto acabando, a reposição é urgente, e urgência custa mais caro.
• O atendimento que não aconteceu. Descobrir na hora que o produto venceu é remarcar cliente, e esse é o custo que não aparece em nota nenhuma.

Por isso o controle de validade de produtos é um dos poucos controles que se paga rápido: ele ataca os quatro ao mesmo tempo, com uma informação só, a data de cada lote.

O registro do descarte fecha o ciclo

Vencido e jogado fora não deve apenas sumir do saldo. O controle de validade de produtos precisa registrar o descarte como uma movimentação, com a quantidade, o lote e o motivo.

Isso serve a duas coisas. A primeira é a conferência: o lote que entrou precisa ter um destino, e isso é o que uma inspeção procura. A segunda é a compra: depois de três meses, o relatório de descarte mostra quais produtos vencem de forma recorrente, e esse é o número que corrige a quantidade de compra sem achismo.