Custo de armazenagem

Custo de armazenagem é quanto você paga, por mês, para manter o estoque parado. Em empresa grande isso aparece em contrato de galpão e salário de almoxarife. Em empresa pequena ele é invisível, e é exatamente por ser invisível que ninguém o combate.

Este texto mostra como estimar o custo de armazenagem de um negócio pequeno com números que você já tem, e o que fazer com o resultado, que costuma surpreender.

As cinco parcelas do custo de armazenagem

1. O capital parado

A maior parcela, e a que quase ninguém conta. O dinheiro que está na prateleira poderia estar rendendo, pagando dívida ou financiando crescimento. Enquanto está em produto, não está fazendo nada disso.

Como estimar: valor médio do estoque vezes o custo do seu dinheiro. Se você tem capital de giro aplicado, use o rendimento dele. Se você tem dívida, use o juro que paga, que é o número mais honesto. Dez por cento ao ano é uma referência conservadora.

2. A perda por vencimento e avaria

O que estragou, venceu, quebrou ou sumiu. É custo de armazenagem puro: só aconteceu porque o produto ficou guardado.

Como estimar: o valor do descarte do ano. Se você não registra descarte, esse é o primeiro motivo para começar: sem esse número, a conta inteira fica subestimada.

3. O espaço

Em consultório, salão ou clínica, o estoque ocupa metro quadrado que custa aluguel, e que poderia ser sala de atendimento.

Como estimar: aluguel mensal dividido pela área total, vezes a área ocupada pelo estoque. Uma sala de dez metros quadrados num imóvel de cem com aluguel de R$ 6.000 custa R$ 600 por mês só para guardar caixa.

4. O tempo de quem cuida

Conferir nota, guardar, organizar, procurar, contar, pedir. Numa empresa pequena isso não tem cargo, mas tem hora.

Como estimar: horas por mês vezes o custo da hora de quem faz. Se quem faz é o dono, use o valor da hora dele atendendo, que é o que ele deixa de ganhar.

5. Seguro, energia e manutenção

Geladeira de vacina ligada vinte e quatro horas, freezer de restaurante, ar condicionado da sala de estoque, seguro do conteúdo. Pequeno em alguns negócios, relevante em outros.

A conta fechada, com um exemplo

Uma clínica com R$ 20.000 de estoque médio:

Dividindo pelo estoque médio, chega-se ao número que vale guardar: 82% ao ano, ou cerca de 6,8% ao mês.

Os valores são ilustrativos, e a ordem de grandeza não é. Em negócio pequeno com produto que vence, o custo de armazenagem costuma ficar entre 40% e 100% do valor do estoque por ano, e a parcela de perda é a que mais varia.

O que fazer com esse número

Ele muda três decisões que normalmente são tomadas no olho:

A compra por promoção

O fornecedor oferece 15% de desconto para levar o triplo. Parece bom. Com custo de armazenagem de 6,8% ao mês, se aquele estoque extra vai durar seis meses a mais na prateleira, ele custa 40% a mais para ser guardado. O desconto virou prejuízo.

A regra prática: a promoção só compensa se o volume extra for consumido dentro do prazo em que o desconto supera o custo de guardar. Para 15% de desconto com custo de 6,8% ao mês, são cerca de dois meses de consumo extra, não seis.

A quantidade de cada compra

Comprar mais vezes custa mais frete e mais tempo de pedido. Comprar menos vezes custa armazenagem. O ponto de equilíbrio depende do valor do item, e a regra que funciona em empresa pequena é a mesma da curva ABC: comprar mais vezes do caro, menos vezes do barato.

O produto encalhado

Aqui está a decisão mais difícil emocionalmente. O item que está parado há um ano continua custando armazenagem todo mês, e o dinheiro já foi gasto, não volta.

Vender com prejuízo, doar ou descartar um item encalhado quase sempre é melhor do que continuar guardando, porque guardar é uma despesa nova sobre uma perda antiga. A conta não é "quanto eu paguei", é "quanto ainda vou pagar para manter isso".

Como reduzir o custo de armazenagem

• Ataque os itens sem movimentação. É o maior retorno por minuto gasto. A lista costuma ser curta e o valor alto.
• Reduza a cobertura dos itens caros. Comprar mais vezes e menos por vez corta capital parado e perda ao mesmo tempo.
• Negocie prazo, não só preço. Fornecedor que entrega em cinco dias em vez de quinze permite trabalhar com menos estoque de segurança, e isso vale mais do que um desconto pequeno.
• Registre descarte. Não reduz o custo diretamente, mas é o que torna a maior parcela visível. Não se corta o que não se mede.
• Cuidado com o contrário. Estoque enxuto demais gera ruptura, e ruptura custa mais do que armazenagem. O objetivo não é estoque mínimo absoluto, é o menor estoque que não falta.

A parcela que não entra na conta e devia

Há um custo de armazenagem que nenhuma planilha captura: o espaço mental. Estoque grande e desorganizado consome atenção de quem já tem pouca. Alguém sempre está tentando lembrar se tem, onde está, se vence.

Esse custo aparece de forma indireta, em decisão adiada e em compra feita duas vezes porque ninguém achou a primeira. Não dá para colocar em reais, e vale lembrar dele quando a conta parecer apertada demais para justificar a mudança.

Resumindo

• Custo de armazenagem tem cinco parcelas, e a perda costuma ser a maior.
• Em negócio pequeno, ele costuma ficar entre 40% e 100% do estoque por ano.
• Promoção só compensa se o volume extra for consumido rápido.
• Item encalhado custa todo mês: a conta é o que ainda vai pagar, não o que já pagou.
• Compre mais vezes do caro, menos vezes do barato.
• Negocie prazo de entrega: prazo menor permite estoque menor.
• Não busque o estoque mínimo absoluto: ruptura custa mais que armazenagem.