Estoque mínimo: como calcular sem fórmula complicada

Estoque mínimo é a quantidade abaixo da qual você não quer ficar. Não é a quantidade que você compra, nem a que cabe no armário: é a linha que, quando cruzada, significa compre agora ou vai faltar.

A maior parte do que se lê sobre o assunto vem de indústria, com desvio padrão e nível de serviço. Para um consultório, um salão ou uma oficina, isso é excesso. O cálculo que funciona na prática usa duas informações que você já tem.

As duas informações de que você precisa

1. Quanto você consome por dia. Não precisa ser exato. Se você usa umas duas caixas por mês, são cerca de 0,07 por dia. Se usa 10 pares de luva por dia, são 10.
2. Quantos dias o fornecedor leva para entregar. Contados de verdade: do dia em que você manda o pedido ao dia em que a caixa chega. Inclui o fim de semana e o tempo que ele leva para responder.

Com esses dois números, o mínimo é:

consumo por dia × prazo de entrega × 1,5

O 1,5 é a folga. Ele existe porque o fornecedor atrasa, porque um mês é mais movimentado que o outro e porque ninguém manda o pedido no mesmo minuto em que o aviso aparece. Se o item é crítico e não tem substituto, use 2 no lugar de 1,5.

Um exemplo com números

Uma clínica usa 60 luvas por semana, ou cerca de 8,5 por dia contando apenas os dias úteis. O fornecedor entrega em 7 dias.

8,5 × 7 × 1,5 = 89. Arredondando para a embalagem, o mínimo é uma caixa de 100. Quando o saldo cai abaixo de 100, é hora de pedir, e ainda há material para os sete dias da entrega com sobra.

Repare no último caso: consumo baixo, prazo longo, mínimo alto. É o padrão de item importado, e é por isso que ele é o que mais falta em cima da hora.

Mínimo e ponto de atenção não são a mesma coisa

O mínimo é o piso. O ponto de atenção é um aviso antes dele, para que a compra comece com calma.

Uma regra simples: ponto de atenção é o dobro do mínimo. No exemplo da luva, o sistema avisa em 200 unidades, "já dá para pensar em comprar", e alerta em 100, "compre hoje". São dois momentos diferentes, e misturar os dois é o que gera a correria.

O que fazer quando o consumo varia muito

Em empresa de serviço, o consumo segue a agenda, e a agenda oscila. Três ajustes resolvem a maior parte dos casos:

• Use o mês mais cheio, não a média. O mínimo precisa aguentar dezembro, não a média do ano.
• Separe o que é de uso diário do que é de procedimento específico. Luva tem consumo estável; a ampola de um tratamento caro depende de quem marcou. O segundo grupo se compra por agendamento, não por mínimo.
• Revise duas vezes por ano. Mínimo definido e nunca revisto vira número errado: ou você compra demais, ou continua faltando.

O número só serve se alguém for avisado

É aqui que quase todo cálculo de estoque mínimo morre. Definir o número é a parte fácil, e ela não vale nada se depender de alguém abrir uma planilha para comparar o saldo com ele.

O que muda a rotina é o aviso chegar sozinho, com a conta já feita: quanto falta para o mínimo, quanto costuma ser pedido e de qual fornecedor. Aí a compra vira uma decisão de trinta segundos, e não uma tarefa de fim de semana.

Estoque mínimo e ponto de pedido: os nomes importam

Dois termos aparecem misturados em quase todo texto sobre o assunto, e separá-los deixa o cálculo do estoque mínimo muito mais claro:

• Estoque de segurança é a folga. É o que cobre o atraso do fornecedor e o mês fora da média. No cálculo acima, é a parte que o multiplicador de 1,5 acrescenta.
• Ponto de pedido é o saldo em que você precisa comprar. É o consumo do período de entrega mais o estoque de segurança, e é exatamente o número que o aviso precisa usar.

Na prática, o que a maioria chama de estoque mínimo é o ponto de pedido, e está tudo bem: é o número útil. O cuidado é não confundir com "a quantidade que eu quero ter", que é outra coisa e sempre maior.

Erros que fazem o estoque mínimo não funcionar

Quando o estoque mínimo está definido e o item falta de qualquer jeito, a causa quase sempre é uma destas quatro:

• O prazo do fornecedor está otimista. O prazo que entra na conta é o real, medido do dia em que você manda o pedido ao dia em que a caixa chega, incluindo o tempo que ele leva para responder e o fim de semana no meio. Não é o prazo que ele promete.
• O consumo foi medido na média do ano. O estoque mínimo precisa aguentar o mês mais cheio, não o mês típico. Média é o número que falha justamente em dezembro.
• A unidade do cadastro não é a do consumo. Mínimo de "2 caixas" quando o consumo é em unidades gera um aviso que chega com o estoque já quase zerado, ou meses antes da hora.
• O aviso existe e ninguém vê. Um relatório que precisa ser aberto não é aviso. O aviso é o que chega sem ser procurado.

Com que frequência revisar o estoque mínimo

Duas vezes por ano resolve a maior parte dos casos, e há três situações que pedem revisão fora do calendário:

• Trocou de fornecedor. O prazo mudou, então o estoque mínimo mudou junto.
• Entrou um serviço novo. Serviço novo consome itens em proporção diferente, e o consumo por dia de alguns produtos salta sem avisar.
• O item faltou. Faltou é evidência. Ou o mínimo estava baixo, ou o aviso não chegou a quem compra. Vale descobrir qual dos dois antes de só aumentar o número.

Estoque mínimo definido uma vez e nunca revisto vira número errado nas duas direções: ou você compra demais e imobiliza dinheiro, ou continua faltando e não entende por quê.