Ficha de controle de estoque

A ficha de controle de estoque é o modelo mais antigo de controle que existe, e continua sendo procurado todo dia. Uma folha por produto, com entrada, saída e saldo em três colunas. Antes de tudo ser digital, era assim que se controlava estoque, e em alguns casos ainda é a melhor escolha.

Este texto mostra o que uma ficha de controle de estoque precisa ter para servir de algo, onde ela ainda ganha do computador, e em que momento ela deixa de dar conta.

O que uma ficha de controle de estoque precisa ter

Uma ficha é uma folha por produto. O cabeçalho identifica o item, e o corpo é uma linha por movimentação. Essas são as colunas que fazem diferença:

A coluna de saldo é onde a maioria das fichas erra. Ela tem que ser preenchida em cada linha, como resultado da linha anterior mais a entrada menos a saída. Uma ficha com saldo só no fim é uma ficha que não deixa achar o erro.

Como preencher: um exemplo linha a linha

Luva nitrílica M, unidade, estoque mínimo 100:

Repare na última linha. O descarte entra como saída, com o motivo escrito no histórico. Uma ficha de controle de estoque que não registra perda vai ter saldo maior do que a prateleira, e ninguém vai saber por quê.

Quatro regras que fazem a ficha funcionar

• Preencha na hora, não no fim do dia. A ficha fica junto do produto, não na sala do administrativo. Ficha longe do armário é ficha em branco.
• Nunca rasure saldo. Erro se corrige com uma linha nova de ajuste, com o motivo no histórico. Rasura é onde a confiança na ficha morre.
• Uma ficha por produto, não por categoria. Ficha de "descartáveis" com luva, sugador e máscara juntos não serve para nada: o saldo de cada um se perde.
• Marque o lote na saída também. É o que permite saber qual lote foi usado em qual dia, e é a diferença entre registro e rastreabilidade.

Onde a ficha de papel ainda ganha

Vale ser justo: há situações em que a ficha é melhor do que qualquer sistema.

• Onde não há sinal nem computador. Almoxarifado de fundo, obra, depósito externo. Papel não precisa de rede.
• Onde a mão está suja ou enluvada. Uma prancheta na parede ao lado do armário tem menos atrito que qualquer tela.
• Para um único item crítico. Uma ficha na porta da geladeira de vacinas funciona muito bem, mesmo numa empresa que tem sistema.
• Como reserva. Sistema fora do ar não para a operação se houver ficha para anotar e lançar depois.

Onde ela deixa de dar conta

A ficha de controle de estoque tem quatro limites, e eles não são de organização. São de natureza:

O terceiro é o mais caro. Uma empresa com produto que vence precisa de uma lista única do que está perto do vencimento, e essa lista não existe quando a informação está espalhada em quarenta folhas.

O caminho do meio que funciona bem

Não é preciso escolher entre papel e digital. O arranjo que costuma funcionar em empresa pequena é usar os dois onde cada um é melhor:

• A anotação acontece onde o produto está. Ficha na prancheta, ou celular na mão, o que a equipe realmente usar.
• A soma e o aviso ficam no sistema. É o que papel não faz: somar quarenta fichas e avisar antes de faltar.

Quando a anotação já é feita no celular, pela pessoa que usou, na hora do uso, a ficha deixa de ser necessária, porque o registro e a soma passam a acontecer no mesmo gesto. Mas até ali chegar, uma ficha bem preenchida é infinitamente melhor do que um sistema que ninguém alimenta.

Quantas fichas, e como organizá-las

Uma pergunta prática que aparece assim que a ficha de controle de estoque passa de dez folhas: como achar a certa sem perder tempo.

Três arranjos funcionam, e a escolha depende de como a equipe procura o produto:

• Por ordem alfabética. O mais intuitivo para quem conhece os produtos pelo nome. Quebra quando o mesmo item é chamado de dois jeitos, e por isso o nome da ficha precisa ser o nome que a equipe usa, e não o do catálogo do fornecedor.
• Por categoria, e alfabético dentro dela. Descartáveis, medicamentos, limpeza. Funciona bem quando a compra também é organizada por categoria, porque a hora de pedir fica mais rápida.
• Junto do produto. A ficha presa na prateleira em que o item está, numa prancheta ou num envelope. É o que mais aumenta a chance de ser preenchida, e é o que mais dificulta a soma no fim do mês.

O terceiro arranjo é o que mais funciona em consultório e clínica pequena, justamente porque resolve o problema principal da ficha de papel, que é alguém lembrar de anotar. A soma mensal vira um trabalho de juntar as folhas, e vale a pena pagar esse preço.

O erro que estraga uma ficha bem feita

Vale separar um erro específico, porque ele é comum e silencioso: anotar a entrada sem o lote quando a compra chega com pressa.

A caixa chega no meio do expediente, alguém anota "entrou 100" e guarda. O saldo fica certo e a ficha perde a única informação que não dá para recuperar depois: de qual lote vieram aquelas cem unidades e quando elas vencem.

Se isso acontecer, a correção é ir até a prateleira e copiar o lote da embalagem antes que ela esvazie. Depois que o produto acabou, a informação se foi, e com ela a possibilidade de responder qualquer pergunta sobre aquele lote.

Resumindo: a ficha de controle de estoque que serve

• Uma folha por produto, com unidade de consumo e mínimo no cabeçalho.
• Uma linha por movimentação, com saldo calculado em cada linha.
• Lote e validade na entrada, lote também na saída.
• Descarte entra como saída, com o motivo escrito.
• Nunca rasurar: erro se corrige com linha de ajuste.
• A ficha mora ao lado do produto, não no administrativo.