Indicadores de estoque

Existem dezenas de indicadores de estoque em livro de logística, e a maior parte deles foi pensada para armazém com centenas de funcionários. Em empresa pequena, seis números respondem a tudo que importa, e eles cabem em uma tela.

Este texto lista esses seis, mostra como calcular cada um com dados que você já tem, diz com que frequência olhar e, principalmente, qual decisão cada um muda. Indicador que não muda decisão é enfeite.

1. Valor do estoque

Como calcular: soma da quantidade vezes o preço pago, item a item.

É o indicador mais básico e o que mais choca na primeira vez. Quase todo dono de empresa pequena subestima quanto tem parado, porque enxerga o armário e não o extrato.

Vale separar em dois: o valor do que ainda vai ser usado e o valor do que está vencido ou parado. O segundo é o número que dói e o que gera ação.

Frequência: mensal. Decide: quanto de capital a operação está consumindo.

2. Giro de estoque e cobertura

Como calcular: consumo do período dividido pelo estoque médio do período.

Dividindo 365 pelo giro você tem a cobertura em dias, que é a leitura mais fácil de usar: o que está na prateleira hoje dá para quantos dias.

O giro da empresa inteira é uma média e esconde o problema. Calcule por produto, ou pelo menos por categoria: é comum metade dos itens girar vinte vezes e a outra metade uma vez só.

Frequência: trimestral. Decide: o que parar de comprar.

3. Acuracidade

Como calcular: itens com saldo correto divididos pelos itens contados.

É o indicador que mede os outros indicadores. Com acuracidade baixa, nenhum número da sua tela significa nada, e vale resolver isso antes de olhar qualquer outra coisa.

Acompanhe a tendência, não o valor isolado. Melhorou em relação ao mês passado é mais útil do que "está em 87%".

Frequência: mensal, pelo grupo A. Decide: se dá para confiar no resto.

4. Ruptura

Como calcular: em empresa pequena, anote toda vez que faltar. Data, produto, o que deixou de acontecer e como resolveu.

O índice formal é difícil de apurar sem sistema e a anotação simples funciona melhor porque alguém de fato faz. Trinta dias de anotação mostram o padrão que o caso isolado esconde: o mesmo item faltando duas vezes no mês não é azar, é estoque mínimo errado.

Frequência: contínua, revisão mensal. Decide: quais estoques mínimos corrigir.

5. Perda por vencimento e por quebra

Como calcular: soma do valor do que foi descartado no período, separado por motivo.

Este indicador só existe se o descarte for registrado como movimentação. Empresa que apaga o vencido da lista não tem esse número, e é justamente ela que mais precisa dele.

O motivo importa tanto quanto o valor: vencido, quebrado, avariado, sobra. São problemas diferentes com soluções diferentes, e somados viram um número que não aponta para lugar nenhum.

Frequência: mensal. Decide: quanto comprar, e de quê.

6. Itens sem movimentação

Como calcular: lista de produtos sem entrada nem saída nos últimos noventa ou cento e oitenta dias, com o valor parado em cada um.

É o indicador de maior retorno por minuto gasto. A lista costuma ser curta e o valor costuma ser alto, porque quase sempre é compra feita por promoção, por medo de faltar ou por um cliente que não voltou.

Cruze com a validade: item parado que vence em breve é perda marcada no calendário, e ainda dá tempo de usar, promover ou negociar troca.

Frequência: trimestral. Decide: o que liquidar e o que nunca mais comprar.

O painel de uma página

Juntos, os seis cabem em uma tela e respondem o essencial. Um exemplo de como eles se leem em conjunto:

Nenhum desses números significa muito isolado. Juntos eles contam uma história clara: a empresa reduziu estoque, melhorou o registro, parou de perder por vencimento e não passou a faltar. Só o valor parado resistiu, e é o próximo alvo.

Os indicadores que não valem a pena em empresa pequena

Vale dizer o que não acompanhar, porque tempo gasto medindo é tempo que não se gasta corrigindo:

• Nível de serviço com desvio padrão. Exige histórico longo e estável que empresa pequena não tem. A folga de 1,5 sobre o consumo resolve na prática.
• Lote econômico de compra. A fórmula clássica assume custo de pedido e de armazenagem conhecidos. Em negócio pequeno, o prazo do fornecedor e a validade mandam muito mais.
• Ocupação de armazém. Faz sentido em galpão, não em armário.
• Qualquer indicador sem dono. Número que ninguém olha e que não muda decisão nenhuma é trabalho puro.

Por onde começar, se você não acompanha nenhum

Na ordem, e um de cada vez:

1. Valor do estoque, separado em utilizável e parado. É o número que justifica tudo o que vem depois.
2. Itens sem movimentação. Lista curta, dinheiro alto, ação imediata.
3. Acuracidade do grupo A. Sem ela, os outros não valem.
4. O resto, quando os três primeiros estiverem virando rotina.

Indicador sem meta é só um número bonito

O erro mais comum de quem começa a acompanhar indicadores de estoque é montar o painel e parar ali. Giro de 4,2, acuracidade de 91%, ruptura de 6%. São números corretos que não geram nenhuma decisão, porque falta o segundo número: qual deveria ser.

Cada indicador de estoque precisa de uma meta escrita antes de ser medido pela segunda vez, e a meta não precisa vir de referência de mercado. Ela pode ser simplesmente melhor do que o mês passado, com um prazo. Acuracidade de 91% com meta de 95% em três meses é um indicador que trabalha; acuracidade de 91% sozinha é decoração.

A regra prática: para cada indicador no painel, escreva ao lado a meta, o prazo e o nome de quem vai agir se ele não andar. Indicador de estoque sem dono não melhora, porque todo mundo vê e ninguém é cobrado.

Resumindo

• Seis indicadores bastam: valor, giro, acuracidade, ruptura, perda e itens parados.
• Separe o valor do que será usado do valor do que está parado.
• Giro médio esconde o problema: calcule por produto.
• Acuracidade mede se os outros números valem alguma coisa.
• Perda só existe como indicador se o descarte for registrado.
• Acompanhe tendência, não número isolado.
• Indicador sem decisão associada é enfeite: não acompanhe.