Inventário rotativo

Inventário rotativo é contar um pedaço do estoque por vez, com frequência diferente para cada grupo de item, em vez de parar tudo uma vez por ano para contar o armazém inteiro. Somado no ano dá mais horas de contagem, e mesmo assim é muito menos sofrido e muito mais útil.

Este texto mostra como montar um inventário rotativo em empresa pequena: como dividir os grupos, com que frequência contar cada um, e por que ele encontra o erro em semanas enquanto o inventário anual o encontra tarde demais.

O defeito estrutural do inventário anual

O inventário geral de fim de ano tem um problema que nenhuma organização resolve: ele descobre o problema até doze meses depois de ele começar.

Quando a diferença aparece em dezembro, ninguém lembra do que aconteceu em março. A divergência é ajustada, a causa não é encontrada, e no ano seguinte ela volta igual. É por isso que tantas empresas fazem inventário todo ano e nunca melhoram a acuracidade.

O segundo defeito é operacional: o mutirão de sábado consome a equipe inteira, cansa, gera pressa, e pressa gera erro de contagem. Parte da diferença que o inventário anual encontra é criada pelo próprio inventário anual.

Como montar o inventário rotativo

Passo 1: separe os itens por valor

Use a curva ABC. Liste os produtos, multiplique quantidade por preço, ordene do maior para o menor e corte:

Passo 2: defina a frequência de cada grupo

Em empresa pequena, o grupo A costuma ter de vinte a cinquenta itens. Contar isso leva menos de uma hora por mês, e é a hora mais bem gasta do mês inteiro em gestão de estoque.

Passo 3: monte o calendário

Distribua o B e o C ao longo das semanas para não acumular. Um exemplo de mês:

Uma hora e quarenta por mês, espalhada em quatro sessões curtas. É menos do que um sábado inteiro uma vez por ano, e descobre o erro quando ele ainda tem explicação.

Além do valor: três critérios que mudam a frequência

A curva ABC é o ponto de partida. Três coisas justificam subir a frequência de um item independente do valor dele:

• Validade curta. Produto que vence rápido precisa ser conferido mais vezes, mesmo sendo barato. A conferência aqui não é de saldo, é de prazo.
• Histórico de divergência. O item que deu diferença nas últimas duas contagens sobe de grupo até parar de dar. É o critério que mais acelera a correção.
• Item crítico. Aquele cuja falta para a operação. Conte mesmo que ele seja barato: o custo da contagem é zero perto do custo da falta.

Como contar sem parar a operação

A vantagem prática do inventário rotativo é que ele não exige congelar nada. Contando poucos itens por vez, três cuidados bastam:

• Conte fora do horário de pico. Começo da manhã ou fim do expediente, para ninguém mexer naquela prateleira durante a contagem.
• Conte um produto de cada vez, inteiro. Se ele está em dois lugares, vá aos dois antes de anotar. Contagem parcial é a origem clássica da diferença falsa.
• Anote a hora. Se alguém registrar uma saída logo depois, dá para saber se ela entrou ou não na contagem.

O que fazer com a diferença

A sequência é a mesma do inventário geral, e aqui ela é muito mais eficaz, porque o fato é recente:

1. Reconte só o que divergiu. Metade das diferenças some aqui.
2. Classifique a causa. Baixa não registrada, entrada não lançada, unidade trocada, perda não registrada, produto em dois lugares, cadastro duplicado.
3. Ajuste com o motivo registrado. Quem, quando, de quanto para quanto e por quê.
4. Suba aquele item de frequência até ele parar de divergir.

O quarto passo é o que o inventário anual não permite, e é o que faz a acuracidade subir de verdade: o item problemático recebe atenção até o processo em volta dele ser consertado.

E o inventário geral: ainda precisa?

Depende, e a resposta honesta é que a decisão é contábil, não operacional. Converse com a sua contabilidade, porque há exigências de registro de estoque para fins fiscais que variam conforme o regime tributário da empresa.

Do ponto de vista de gestão, uma empresa com inventário rotativo rodando bem já conhece o próprio estoque melhor do que uma que conta tudo uma vez por ano. Quando o geral for obrigatório, ele vira conferência rápida em vez de descoberta, porque quase nada vai divergir.

Quando o rotativo não compensa

Para ser justo, há casos em que ele é esforço desnecessário:

• Menos de vinte itens no total. Contar tudo leva vinte minutos; dividir em grupos é burocracia.
• Nada vence e o valor é baixo. Sem risco de perda e sem capital relevante parado, uma contagem semestral resolve.
• Uma pessoa só mexe no estoque. A divergência tende a ser pequena, porque não há duas mãos para desencontrar.

Quem conta, e por que não deve ser sempre a mesma pessoa

Um detalhe de execução que muda o resultado do inventário rotativo: quem conta não deve ser quem lança a baixa daquele grupo, sempre que a equipe permitir essa separação.

Não é por desconfiança. É que a pessoa que dá baixa num produto todo dia sabe de cor quanto deveria ter, e esse conhecimento contamina a contagem sem nenhuma má intenção. Ela conta 46, lembra que o sistema diz 48, confere de novo e acha os dois. O inventário rotativo deixa de medir a prateleira e passa a confirmar a expectativa.

Onde há duas pessoas, basta alternar os grupos entre elas. Onde há uma só, o jeito é contar antes de abrir o sistema: anotar o número no papel e só depois comparar. Parece detalhe e é a diferença entre uma acuracidade medida e uma acuracidade combinada.

Resumindo

• Inventário rotativo conta um pedaço por vez, com frequência por grupo.
• Grupo A todo mês, B a cada trimestre, C a cada semestre.
• Em empresa pequena, o grupo A leva menos de uma hora por mês.
• Suba a frequência de item com validade curta, com histórico de erro ou crítico.
• Conte fora do pico, um produto inteiro por vez, com a hora anotada.
• Reconte só o que divergiu, classifique a causa e registre o motivo do ajuste.
• O item que diverge sobe de frequência até o processo ser corrigido.