PEPS, UEPS e FEFO

PEPS, UEPS e FEFO são três regras para decidir qual unidade do estoque sai primeiro quando você tem várias do mesmo produto. Parecem sinônimos e não são: escolher a errada custa dinheiro de um jeito silencioso, em que ninguém faz nada de errado e o produto se perde do mesmo jeito.

Este texto explica cada uma, mostra quando usar qual e aponta a confusão mais cara entre elas, que é tratar PEPS e FEFO como a mesma coisa.

As três regras, em uma frase cada

• PEPS, primeiro que entra é o primeiro que sai. Em inglês, FIFO. A ordem de saída é a ordem de chegada.
• UEPS, último que entra é o primeiro que sai. Em inglês, LIFO. A ordem de saída é a inversa da chegada.
• FEFO, primeiro que vence é o primeiro que sai. A ordem de saída é a ordem de validade, independente de quando cada lote chegou.

Repare que PEPS e UEPS olham para a data de entrada, e FEFO olha para a data de validade. É daí que vem toda a diferença.

PEPS: a regra padrão, e por que ela existe

PEPS é o que a maioria das empresas faz naturalmente, mesmo sem nome: usa o que está na frente da prateleira, que normalmente é o mais antigo. É também o método que o Brasil aceita para avaliação de estoque na contabilidade.

A lógica é boa: produto antigo sai primeiro, então nada envelhece demais. Em estoque de itens que não vencem, PEPS resolve bem e não há razão para complicar.

Como o PEPS avalia o estoque

Quando o preço muda entre compras, o método escolhido muda o valor do estoque e o custo do que saiu. Com PEPS, o custo da saída é o do lote mais antigo, e o que fica na prateleira é avaliado pelos preços mais recentes:

Sobram 80 unidades avaliadas a R$ 14, ou R$ 1.120. O estoque fica avaliado a preço atual, que é o que faz o PEPS ser o método aceito: ele não subavalia o patrimônio.

UEPS: por que você provavelmente não vai usar

UEPS faz o contrário: o custo da saída é o do lote mais recente, e o estoque fica avaliado pelos preços antigos. Em período de inflação, isso aumenta o custo declarado e reduz o lucro contábil.

É justamente por isso que o UEPS não é aceito pela legislação fiscal brasileira para avaliação de estoque, nem pelas normas internacionais de contabilidade. Ele aparece em livro didático como comparação, e não como opção prática. Confirme com a sua contabilidade antes de qualquer decisão fiscal; aqui o ponto é operacional.

Na prateleira, UEPS também é ruim: usar primeiro o que chegou por último é a receita para o lote antigo envelhecer no fundo até estragar.

FEFO: a regra para tudo que vence

FEFO olha a validade. Entre dois lotes, sai o que vence antes, mesmo que ele tenha chegado depois.

Parece detalhe e não é, porque o fornecedor nem sempre entrega lotes mais novos a cada compra. É comum chegar uma remessa com validade mais curta do que a que já está na prateleira, porque aquele lote ficou parado no distribuidor.

Neste caso, PEPS deixa o lote B vencer na prateleira com o lote A ainda em uso. Ninguém fez nada errado: a regra foi seguida e o produto se perdeu. É o erro silencioso mais caro de estoque com validade.

Qual usar: a tabela de decisão

Note a coluna da direita. FEFO e PEPS não competem: FEFO é a regra de quem pega o produto na prateleira, PEPS é a regra de quanto custou o que saiu. Uma empresa com validade usa FEFO na operação e PEPS na contabilidade, e isso não é contradição.

Como aplicar FEFO sem depender de boa vontade

FEFO só funciona se, na hora de pegar o produto, a pessoa souber qual lote usar. E ela não vai parar para conferir data em cada frasco, principalmente com o cliente esperando.

Três coisas fazem FEFO acontecer na prática:

• Organização física pela data. O que vence antes fica na frente. É o mais barato e funciona sozinho, desde que quem guarda a compra nova saiba disso.
• Registro de lote na entrada. Sem o lote e a validade gravados, nenhum controle consegue apontar qual sai primeiro. São dez segundos por item no recebimento.
• O sistema decide, não a pessoa. Quem dá baixa diz "usei dois"; qual lote foi consumido é conta do controle de estoque, não decisão de quem está atendendo.

O custo médio, que é o quarto método

Vale citar, porque é o mais usado na prática contábil brasileira: o custo médio ponderado. A cada entrada, recalcula-se um preço médio do estoque, e toda saída usa esse médio.

No exemplo das 200 unidades, o médio seria R$ 12, e a saída de 120 custaria R$ 1.440. É simples, é aceito e evita controlar camada por camada de preço.

Ele também não tem nada a ver com a ordem física de saída. Uma empresa pode avaliar por custo médio e operar por FEFO ao mesmo tempo, e normalmente é o que faz mais sentido.

O que faz o FEFO acontecer de verdade

Escolher o FEFO é a parte fácil. A parte difícil é que o FEFO acontece na prateleira, não no papel, e quem está com pressa pega o frasco da frente.

Três coisas fazem o FEFO sair do método e entrar na rotina:

• Guardar o novo atrás. Na hora de guardar a compra, o lote novo vai para o fundo da prateleira. São dez segundos por item e resolvem metade do problema sem nenhum sistema.
• Escrever a validade na embalagem, à vista. Caneta grossa na frente da caixa. Quem pega não precisa procurar a data miúda do fabricante.
• O sistema dizer qual lote sair. Na hora da baixa, aparecer o lote mais antigo já escolhido. É o único dos três que não depende de ninguém lembrar.

Repare que PEPS, UEPS e FEFO são métodos de valorização e de ordem de saída, e nenhum deles se aplica sozinho. Sem lote registrado e sem a ordem física da prateleira, o FEFO fica sendo uma decisão escrita que a operação desmente todo dia.

Resumindo

• PEPS e UEPS olham a data de entrada; FEFO olha a validade.
• UEPS não é aceito pela legislação fiscal brasileira e é ruim na prateleira.
• Se algum produto vence, a regra de saída é FEFO, sempre.
• FEFO e PEPS não competem: um é operação, o outro é avaliação.
• PEPS deixa vencer o lote novo quando o fornecedor entrega validade curta.
• FEFO exige lote e validade registrados na entrada.
• Custo médio é a avaliação mais usada, e convive bem com FEFO.