Planilha de controle de estoque: por que ela sempre para de funcionar

Se você procurou por planilha de controle de estoque, provavelmente já teve uma. Talvez ainda tenha, num arquivo que ninguém abre há semanas e que mostra um saldo que já não existe.

Isso não acontece por preguiça de quem preenche. Acontece porque a planilha pede uma coisa que a rotina de um consultório, de um salão ou de uma oficina não dá: alguém disponível para registrar no exato momento em que o material sai. Abaixo estão os quatro motivos pelos quais ela para, na ordem em que costumam aparecer.

1. O registro acontece longe de onde o material é usado

A planilha está no computador da recepção. O produto é retirado na sala de procedimento, com luva na mão e paciente esperando. Entre uma coisa e outra existem uma porta e uma intenção de "anoto depois".

O "depois" chega no fim do dia, quando ninguém lembra se foram duas ou três unidades. Aí se escreve um número aproximado, e é nesse instante que a planilha deixa de ser controle e vira estimativa.

2. Ela não avisa nada

Uma planilha é um retrato parado. Ela não toca, não manda mensagem e não aparece na sua frente quando um produto está acabando ou quando um lote vence em duas semanas. Para saber, alguém precisa abrir e olhar.

Na prática, quem abre e olha é quem lembrou. E o que ninguém lembra de procurar é justamente o que está no fundo do armário, que é onde o vencimento acontece.

3. Ela não sabe de lote, e validade é por lote

Este é o motivo mais caro, e o menos percebido. Uma planilha comum tem uma linha por produto, com um saldo. Só que validade não é do produto, é do lote.

Você pode ter oito unidades do mesmo item, três de um lote que vence em vinte dias e cinco de outro que vence no ano que vem. A planilha mostra "8". O primeiro lote vence e vira prejuízo, com saldo aparentemente saudável na tela.

Dá para resolver isso numa planilha, criando uma linha por lote e uma coluna de validade. Só que aí ela dobra ou triplica de tamanho, e volta ao motivo número um.

4. Não existe histórico, então não existe conversa

Quando falta material, a pergunta é sempre a mesma: quem pegou? A planilha responde com um número que mudou, sem dizer quem mudou, quando, nem por quê.

Isso tem um custo que não aparece em reais: a desconfiança. Sem registro, não há como esclarecer nada, e o assunto morre num clima ruim que sobra para todo mundo.

Como sustentar a planilha, se você quiser continuar com ela

Nem toda empresa precisa trocar de ferramenta hoje. Se a sua rotina é pequena e você quer insistir na planilha, três medidas ajudam:

• Uma linha por lote, não por produto. Com a data de validade e a quantidade daquele lote. É mais trabalho, e é o que evita o prejuízo mais caro.
• Um horário fixo de registro. Todo dia no mesmo momento, feito pela mesma pessoa. Registro sem hora marcada é registro que não acontece.
• Uma conferência física por mês. Contar o que existe e comparar com o que a planilha diz. Sem isso, o erro acumula até o número não significar mais nada.

Quando vale trocar por um sistema

A troca compensa quando pelo menos um destes três for verdade:

Um sistema resolve os quatro motivos de uma vez porque muda o lugar do registro: ele passa a acontecer no celular, onde o material é usado, e não numa planilha que exige ir até outra sala.

Quando a planilha de controle de estoque ainda é a escolha certa

Vale ser honesto: há casos em que a planilha de controle de estoque é suficiente, e trocar por sistema seria gastar sem ganhar nada. Se o seu caso é este, fique com ela:

• Uma pessoa só mexe no estoque. Sem duas mãos no mesmo arquivo, o conflito de versão não existe, e esse é o pior defeito da planilha.
• Poucos itens, sem validade. Vinte produtos que não vencem cabem numa planilha para sempre.
• Consumo previsível e lento. Se o item sai uma vez por semana, dá tempo de registrar depois sem esquecer.

A planilha deixa de servir quando aparece a segunda pessoa, a validade por lote ou a necessidade de dizer quem usou o quê. Não é questão de quantidade de produtos; é questão de quantas mãos e quantas datas.

Se você vai continuar na planilha, faça estas cinco coisas

Uma planilha de controle de estoque bem montada dura muito mais do que uma improvisada. Cinco escolhas fazem quase toda a diferença:

1. Uma linha por movimentação, não por produto. Esta é a mais importante. A planilha que tem uma linha por produto e uma célula de saldo que você sobrescreve apaga o passado a cada uso. Uma linha por entrada e por saída, com data, produto, quantidade e quem fez, mantém o histórico. O saldo vira uma soma, e não um número digitado.
2. Uma coluna de lote e uma de validade. Sem elas, a planilha nunca vai saber qual frasco vence primeiro.
3. Trave a unidade de medida no cadastro. Use uma lista fechada. "CX", "cx", "caixa" e "Caixa" viram quatro produtos diferentes em qualquer planilha.
4. Nunca apague linha. Erro se corrige com uma linha de ajuste, não com delete. Apagar é a origem do saldo que ninguém consegue explicar.
5. Guarde uma cópia por mês. A planilha de controle de estoque não tem desfazer depois de fechada. Uma cópia mensal é o seu seguro.

Os sinais de que a planilha já parou de funcionar

Normalmente ninguém decide abandonar a planilha; ela só vai sendo usada cada vez menos até ninguém confiar nela. Estes são os sinais, na ordem em que costumam aparecer:

• Alguém pergunta o saldo e a resposta é "deixa eu ir olhar na prateleira".
• A última linha preenchida é de duas semanas atrás.
• Existe mais de uma versão do arquivo, com nomes como "final" e "atualizado".
• A compra do mês é feita olhando o armário, e não a planilha.
• Faltou um item que a planilha dizia que tinha.

O último é o ponto de virada. Quando a planilha de controle de estoque erra na hora da falta, ela deixa de ser ferramenta e passa a ser enfeite, e manter um enfeite dá o mesmo trabalho de manter um controle que funciona.