Planilha Excel para controle de estoque

Procurar planilha Excel para controle de estoque é a reação mais natural do mundo. O Excel já está no computador, você já sabe usar, e tem milhares de modelos prontos para baixar. Nenhum desses modelos diz a parte difícil, que é como montar a planilha para ela não apodrecer em dois meses.

Este texto mostra como estruturar uma planilha de controle de estoque no Excel que aguente o uso real, quais fórmulas fazem o trabalho, e onde o Excel bate no teto. Serve também para o Google Sheets, que faz tudo o que está aqui.

O erro de estrutura que condena qualquer planilha

Quase toda planilha Excel para controle de estoque que circula por aí tem uma linha por produto e uma coluna de saldo que a pessoa sobrescreve. Assim:

Alguém usa dez luvas, apaga o 120 e digita 110. Parece certo e está errado: o 120 deixou de existir. Não há como saber quando o saldo era 120, quem usou as dez, de qual lote. A informação não foi perdida, ela nunca foi gravada.

A estrutura certa de uma planilha de controle de estoque é o contrário: uma linha por movimentação, nunca por produto. O saldo deixa de ser digitado e passa a ser calculado.

As três abas que a planilha precisa ter

Aba 1: Produtos

O cadastro. Uma linha por produto, e ela quase nunca muda:

A coluna Unidade é a mais importante e a mais ignorada. Ela precisa ser a unidade em que o produto sai, não em que ele entra. Se você compra caixa de cem e consome unidade, a unidade é UN, e a entrada de uma caixa lança cem.

Aba 2: Movimentações

O coração da planilha. Uma linha por entrada e por saída, e nunca se apaga nenhuma:

Repare que a saída entra com sinal negativo. É o truque que faz o saldo ser uma soma simples em vez de uma fórmula com condição, e que permite somar qualquer período sem reescrever nada.

Aba 3: Painel

Nenhum número é digitado aqui. Tudo é fórmula sobre as duas abas anteriores.

As fórmulas que fazem o trabalho

Cinco fórmulas resolvem noventa por cento de uma planilha Excel para controle de estoque. Todas funcionam igual no Google Sheets.

Saldo de cada produto

=SOMASE(Movimentacoes!B:B; A2; Movimentacoes!D:D)

Soma todas as quantidades daquele código. Como a saída é negativa, o resultado já é o saldo.

Valor em estoque

=SOMARPRODUTO((Movimentacoes!B:B=A2)*(Movimentacoes!D:D)*(Movimentacoes!G:G))

Multiplica quantidade por valor unitário linha a linha e soma. Dá o valor imobilizado naquele item, com o preço que você pagou de verdade em cada compra.

Está abaixo do mínimo?

=SE(F2<E2; "COMPRAR"; "OK")

Combine com formatação condicional e a linha fica vermelha sozinha.

Dias até vencer, por lote

=MÍNIMOSES(Movimentacoes!F:F; Movimentacoes!B:B; A2; Movimentacoes!C:C; "ENTRADA")-HOJE()

Devolve quantos dias faltam para o lote mais antigo daquele produto vencer. É o mais perto que o Excel chega de controle de validade por lote.

Consumo médio por dia

=ABS(SOMASES(Movimentacoes!D:D; Movimentacoes!B:B; A2; Movimentacoes!C:C; "SAIDA"; Movimentacoes!A:A; ">="&HOJE()-90))/90

O consumo dos últimos noventa dias dividido por noventa. É o número que entra no cálculo do estoque mínimo.

Cinco cuidados que dobram a vida da planilha

• Trave a unidade e o tipo com validação de dados. Lista fechada, sempre. Sem isso, "CX", "cx", "caixa" e "Caixa" viram quatro coisas diferentes e as fórmulas param de achar.
• Nunca apague linha de movimentação. Erro se corrige com uma linha de ajuste. Apagar é a origem do saldo que ninguém consegue explicar.
• Use tabela do Excel, não intervalo solto. Ctrl+T na aba de movimentações. As fórmulas passam a crescer sozinhas quando alguém insere linha.
• Proteja a aba do painel. Ninguém digita em cima de fórmula por maldade; digita por distração.
• Guarde uma cópia por mês. A planilha não tem desfazer depois de fechada.

Onde a planilha Excel para controle de estoque bate no teto

Montada assim, uma planilha no Excel resolve bem o controle de estoque de um negócio com uma pessoa cuidando. Ela tem três limites que nenhuma fórmula contorna:

Nenhum desses três é defeito do Excel. É o que ele não é: o Excel é uma ferramenta de cálculo, e controle de estoque de verdade é um problema de registro na hora e de aviso sem ser procurado.

Excel ou Google Sheets, para controle de estoque

Tudo o que está aqui funciona nos dois. A escolha entre eles muda três coisas que importam para controle de estoque:

Para controle de estoque de empresa pequena, o histórico automático do Google Sheets é o ponto mais forte: ele responde "quem mexeu nisso" sem ninguém ter planejado isso. É a funcionalidade que mais se aproxima do registro por pessoa, que é o que falta na planilha.

O formulário, que resolve metade do problema

Há um arranjo pouco conhecido que vale citar porque é gratuito e resolve o maior defeito da planilha de controle de estoque: um formulário ligado à aba de movimentações.

No Google Forms, crie um formulário com quatro campos: produto em lista suspensa, tipo de movimento, quantidade e quem está registrando. As respostas caem direto numa aba da planilha, uma linha por envio.

Isso muda duas coisas de verdade:

• Abre bem no celular. A pessoa não precisa navegar por uma planilha de dedo, só preencher quatro campos. É o mais perto que se chega de uma baixa em dois toques sem sistema.
• Ninguém edita a planilha. O formulário só acrescenta linha, então não há como apagar histórico nem quebrar fórmula por distração.

O que ele continua não fazendo é avisar. O aviso de estoque mínimo ainda depende de alguém abrir o painel, e essa continua sendo a fronteira entre planilha e sistema.

Resumindo: a planilha de controle de estoque que dura

• Três abas: Produtos, Movimentações e Painel.
• Uma linha por movimentação, nunca por produto.
• Saída com sinal negativo, para o saldo ser soma simples.
• Unidade sempre a de consumo, não a de compra.
• Lote e validade como colunas da movimentação.
• Validação de dados em unidade e tipo.
• Nunca apagar linha, só ajustar.