Ponto de pedido e estoque de segurança

Ponto de pedido e estoque de segurança são dois números diferentes que quase todo mundo trata como um só. Misturá-los é a causa mais comum de duas coisas opostas acontecerem na mesma empresa: faltar material e, ao mesmo tempo, ter dinheiro demais parado na prateleira.

Este texto separa os dois, mostra como calcular cada um com números que você já tem, e diz o que fazer quando o consumo é irregular, que é o caso de quase todo negócio de serviço.

A diferença, em uma frase cada

• Estoque de segurança é a folga. É o quanto você mantém a mais para aguentar o atraso do fornecedor e a semana fora da média.
• Ponto de pedido é o gatilho. É o saldo em que você precisa comprar, para a mercadoria chegar antes de o estoque de segurança ser consumido.

Em outras palavras: o estoque de segurança é uma quantidade que fica guardada. O ponto de pedido é um aviso. O primeiro protege; o segundo dispara.

Como calcular o estoque de segurança

Existe uma fórmula estatística para isso, com desvio padrão e nível de serviço. Ela é correta e é excessiva para um consultório, um salão ou uma oficina. A versão que funciona na prática é:

estoque de segurança = consumo por dia × dias de atraso que você aceita absorver

A pergunta a se fazer não é estatística, é operacional: se o fornecedor atrasar, quantos dias eu preciso aguentar sem parar? Para a maioria dos itens, três a cinco dias. Para o que para o atendimento quando falta, sete a dez.

Repare que os dias de folga do anestésico são maiores. Não é porque ele é caro: é porque sem ele o atendimento para. O critério do estoque de segurança é consequência da falta, não preço.

Como calcular o ponto de pedido

O ponto de pedido é o consumo do período de entrega mais o estoque de segurança:

ponto de pedido = (consumo por dia × prazo de entrega) + estoque de segurança

O prazo de entrega aqui é o real, medido do dia em que você manda o pedido ao dia em que a caixa chega. Inclui o tempo que o fornecedor leva para responder, o fim de semana no meio e o transporte. Não é o prazo que ele promete.

Quando o saldo da luva chega a 94, é hora de comprar. Nos sete dias de espera você consome 60, chega a 34, e a caixa nova encontra o estoque de segurança intacto. Foi para isso que ele existe.

Por que misturar os dois dá prejuízo nas duas direções

A confusão clássica é definir "estoque mínimo: 100 luvas" e tratar esse número como as duas coisas ao mesmo tempo. Os dois jeitos de errar aparecem:

• Quem usa o ponto de pedido como quantidade guardada acaba com muito dinheiro parado. O ponto de pedido inclui o consumo do prazo de entrega, que é material que vai ser usado, e não precisa ser estoque permanente.
• Quem usa o estoque de segurança como gatilho de compra fica sem material toda vez. Quando o saldo chega à folga, já é tarde: o fornecedor ainda vai levar sete dias, e a folga cobre quatro.

É o segundo erro que gera a frase mais ouvida em estoque de empresa pequena: "mas eu tinha definido o mínimo e faltou do mesmo jeito".

Quando o consumo é irregular

Em negócio de serviço, o consumo segue a agenda, e a agenda oscila. Três ajustes resolvem a maior parte dos casos sem recorrer a estatística:

• Use o mês mais cheio, não a média do ano. O ponto de pedido precisa aguentar dezembro. Média é o número que falha justamente quando o movimento aparece.
• Separe consumo de rotina de consumo de agendamento. Luva tem consumo estável e merece ponto de pedido. A ampola de um tratamento caro depende de quem marcou: esse item se compra por agenda, não por gatilho.
• Dobre a folga de quem tem prazo longo. Item importado com trinta dias de entrega acumula muito erro no caminho. É onde a folga paga mais.

O ponto de pedido só serve se alguém for avisado

Esta é a parte em que quase todo cálculo de ponto de pedido morre. Definir o número é a parte fácil, e ela não vale nada se depender de alguém abrir um relatório para comparar o saldo com ele.

Um ponto de pedido que vive numa planilha fechada é um número bonito. Ele passa a valer quando o aviso chega sozinho, com a conta já feita: quanto falta, quanto costuma ser pedido e de qual fornecedor. Aí a compra vira uma decisão de trinta segundos.

Revisar: quando e por quê

Duas vezes por ano resolve a maior parte dos casos. Fora do calendário, três situações pedem revisão imediata do ponto de pedido:

• Trocou de fornecedor. O prazo mudou, então o ponto de pedido mudou junto. É o mais esquecido dos três.
• Entrou serviço novo. Serviço novo consome itens em proporção diferente, e o consumo diário de alguns produtos salta sem avisar.
• Faltou. Faltar é evidência de que o ponto de pedido estava baixo ou o aviso não chegou a quem compra. Vale descobrir qual dos dois antes de simplesmente aumentar o número.

Quando o fornecedor tem pedido mínimo

Há uma situação que a conta de ponto de pedido não resolve sozinha e que é muito comum em empresa pequena: o fornecedor só entrega acima de um valor, ou só vende a caixa fechada.

Nesse caso o ponto de pedido continua certo, e o que muda é a quantidade comprada. O ponto de pedido diz quando pedir; o mínimo do fornecedor diz quanto. Misturar os dois é o que leva à compra grande cedo demais, que é capital parado, ou à compra pequena que não é aceita.

O jeito prático de conviver com isso é agrupar: quando um item atinge o ponto de pedido, olhe o que mais daquele mesmo fornecedor está na metade do caminho e complete o pedido mínimo com esses. Você compra um pouco antes do necessário em alguns itens e evita comprar muito antes em todos.

E se um único item caro é que obriga a caixa fechada, vale o caminho inverso: negociar fracionamento ou procurar um segundo fornecedor para ele. O estoque de segurança não deve ser definido pela embalagem do fornecedor.

Resumindo

• Estoque de segurança é quantidade guardada; ponto de pedido é gatilho de compra.
• Segurança = consumo por dia vezes os dias de atraso que você aceita absorver.
• Ponto de pedido = consumo no prazo de entrega mais a segurança.
• O prazo é o real, medido do pedido à chegada, com fim de semana incluído.
• A folga é maior para o item que para a operação, não para o mais caro.
• Use o mês cheio, não a média do ano.
• O número só funciona se o aviso chegar sem ser procurado.