Quanto custa um sistema de controle de estoque

A pergunta chega sempre do mesmo jeito: "quanto custa?". E a resposta honesta é que depende menos do preço na página e mais de como ele é cobrado.

A maioria dos sistemas de estoque cobra por usuário. O número que aparece no site é o de uma licença. Com cinco pessoas usando, ele é multiplicado por cinco. Alguns cobram também por acesso simultâneo: duas pessoas abrindo o sistema ao mesmo tempo consomem duas vagas, e a terceira espera.

O que isso faz com o seu caso

Pense numa clínica com uma recepcionista, duas profissionais de atendimento e a dona. São quatro pessoas que precisam, no mínimo, dar baixa no que usam. As duas primeiras linhas da tabela são de sistemas que cobram por licença. A terceira e a quarta são as nossas.

O efeito prático da cobrança por usuário não é só financeiro. Ele muda o comportamento: para não pagar a mais, a empresa dá uma conta só para todo mundo. E aí ninguém sabe quem deu baixa em quê, o histórico perde o nome e a conferência vira discussão.

O que o EstoqueOn cobra

R$ 67 por mês, por empresa. Não por usuário, não por acesso simultâneo, não por volume de itens.

• Contas de usuário: quantas a empresa precisar
• Pessoas usando ao mesmo tempo: sem limite
• Setores: quantos a empresa tiver
• Produtos e lotes: sem teto
• Funções: o sistema inteiro, nenhuma bloqueada por plano
• Taxa de implantação: não existe
• Fidelidade: não existe

Cada pessoa tem a conta dela, com o nome dela, e cada movimentação fica registrada em quem a fez. Isso não é um recurso premium: é o que torna o histórico útil.

Os quatro perfis, e por que eles importam no preço

Dar conta a todo mundo só funciona se nem todo mundo ver tudo. O sistema tem quatro perfis, e o acesso de cada um é recortado:

• Administrador: o sistema inteiro, incluindo cadastro e valores
• Supervisor: a operação do estoque e as aprovações
• Operador: entradas, saídas e conferência do dia a dia
• Solicitante: uma tela própria, só para pedir material ao estoque e acompanhar o próprio pedido

O Solicitante é o que mais pesa nessa conta. É o perfil de quem trabalha no setor e só precisa pedir: numa clínica, nas salas de atendimento; numa oficina, nos boxes. Num sistema cobrado por usuário, dar conta a essas pessoas custa caro e por isso ninguém dá. Aqui não custa nada a mais, e é justamente aí que o pedido deixa de ser recado no papel.

O que perguntar antes de assinar qualquer um

1. O preço é por empresa ou por usuário?
2. Tem limite de pessoas usando ao mesmo tempo?
3. Alguma função fica bloqueada no plano mais barato?
4. Tem taxa de implantação?
5. Tem fidelidade, e qual a multa para sair?
6. Os dados são exportáveis se eu quiser sair?

São seis perguntas, e elas revelam mais sobre o custo real do que qualquer tabela de preços. Vale fazê-las a todos os candidatos, inclusive a nós.

Os custos que não aparecem na tabela de preços

Quanto custa um sistema de controle de estoque não é só a mensalidade. Há quatro custos que não aparecem no site de ninguém e que costumam pesar mais do que a diferença de preço entre dois fornecedores:

• Implantação. Alguns cobram uma taxa de entrada, às vezes equivalente a três ou quatro mensalidades. Pergunte o valor e pergunte o que ele inclui; às vezes é treinamento, às vezes é só a abertura da conta.
• O seu tempo cadastrando. Este é o maior e o menos lembrado. Cadastrar trezentos produtos à mão são dias. Um sistema que importa o XML da nota do fornecedor transforma isso em minutos, e essa diferença vale mais do que dez reais de mensalidade.
• Treinamento da equipe. Se o sistema de controle de estoque exige treinamento para a pessoa dar baixa, o custo não é o curso: é cada pessoa nova que entrar na empresa daqui para frente.
• A saída. Se um dia você quiser trocar, os seus dados vêm com você? Um sistema que não exporta cobra um preço que não está escrito em lugar nenhum: o de ficar.

Quanto custa não ter controle de estoque

A comparação honesta não é entre dois sistemas. É entre o sistema e o jeito atual. E o jeito atual tem preço, só que ele não vem em boleto:

Em consultório, clínica e salão, um único item caro que vence costuma pagar vários meses de mensalidade de um sistema de controle de estoque. A conta raramente é apertada; o que falta é fazê-la.

Mensal ou anual: o que muda de verdade

Quase todo sistema de controle de estoque oferece as duas formas, e a diferença costuma ser de dois meses ao ano. Vale o anual quando duas coisas são verdade ao mesmo tempo: você já testou o sistema e tem caixa para o pagamento de uma vez.

Antes de testar, o mensal é mais barato mesmo sendo mais caro, porque ele preserva a sua liberdade de desistir. Depois de dois ou três meses de uso real, aí sim o anual vira economia pura.

O que vale conferir no anual, em qualquer fornecedor: se cancelar depois do prazo de arrependimento, o acesso continua até o fim do período já pago ou é cortado na hora? A resposta muda bastante o risco de pagar doze meses adiantados.

O custo de sair, que ninguém pergunta na hora de entrar

Há uma pergunta que muda o custo real de um sistema de controle de estoque e que quase nunca é feita na contratação: se eu quiser sair, eu levo os meus dados?

Depois de um ano de uso, o que está dentro do sistema é o histórico da sua empresa: o consumo de cada produto, as entradas com lote e validade, os preços pagos a cada compra, o inventário. Esse histórico é o que permite calcular mínimo, giro e custo. Se ele não sair de lá, trocar de sistema significa começar de zero, e esse é um custo que não aparece em nenhuma tabela de preço.

O que vale confirmar antes de assinar:

• Dá para exportar produtos, movimentações e lotes em planilha, a qualquer momento?
• A exportação é funcionalidade do plano que eu estou contratando, ou é serviço cobrado?
• Depois do cancelamento, por quanto tempo ainda consigo baixar os dados?

Um sistema de controle de estoque que responde bem a essas três perguntas custa menos do que um mais barato que prende o histórico, porque o segundo cobra a diferença exatamente no dia em que você quiser sair.