Rastreabilidade de lote

Rastreabilidade de lote é conseguir responder, para qualquer produto que passou pela sua empresa, de onde ele veio, quando entrou, quanto saiu, quando e para quem. É uma palavra que assusta e um conceito bem simples.

O que ela exige não é tecnologia complicada: é que três informações sejam gravadas no momento certo. Este texto mostra quais são, por que planilha de saldo nunca consegue entregá-las, e o que a rastreabilidade resolve quando chega o dia em que ela é pedida.

O que rastreabilidade de lote significa na prática

Um lote é um conjunto de unidades produzidas nas mesmas condições, identificado por um código na embalagem. Duas caixas do mesmo produto, compradas com um mês de diferença, são dois lotes diferentes, com validades diferentes.

Rastrear o lote significa conseguir percorrer o caminho dele nos dois sentidos:

• Para frente: entrou o lote AL-1101, com 100 unidades. Onde elas foram parar? Quais atendimentos, quais dias, quais pessoas deram baixa, quanto sobrou, quanto foi descartado.
• Para trás: este atendimento usou qual lote? De qual nota fiscal ele veio? De qual fornecedor?

O primeiro sentido é o que responde a um recolhimento: o fabricante avisa que o lote AL-1101 tem problema, e você precisa saber se usou e em quem. O segundo é o que responde a uma reclamação: aconteceu algo com um cliente, e é preciso saber o que foi usado nele.

As três informações que fazem a rastreabilidade existir

Não são muitas, e todas são gravadas em dois momentos.

Na entrada

• Número do lote, copiado da embalagem.
• Data de validade daquele lote.
• Origem: fornecedor e nota fiscal.

São dez segundos por item no recebimento. É o custo inteiro da rastreabilidade, e ele é pago uma vez por compra.

Na saída

• Qual lote foi consumido, e não só qual produto.
• Quem deu baixa, e quando.

Esta é a parte que quase todo controle esquece, e é ela que separa registro de rastreabilidade. Saber que saíram dez luvas não ajuda em nada quando a pergunta é de qual lote elas eram.

Por que planilha não entrega rastreabilidade

Não é falta de capricho de quem usa planilha. É a estrutura. A planilha típica tem uma linha por produto e uma célula de saldo que se sobrescreve:

Alguém usa dez, apaga o 120 e digita 110. O 120 deixou de existir. Não há como voltar e dizer quem usou, quando, de qual lote. A informação não se perdeu: ela nunca chegou a ser gravada.

Dá para fazer rastreabilidade em planilha, desde que a estrutura seja outra: uma linha por movimentação, nunca por produto, com colunas de lote, validade e responsável. O saldo passa a ser uma soma. Funciona, e tem um limite conhecido: depende de alguém abrir o arquivo e preencher na hora do uso, o que quase nunca acontece quando há cliente esperando.

Os três momentos em que a rastreabilidade é pedida

1. Recolhimento de lote pelo fabricante

O fabricante identifica um problema e comunica o recolhimento de um lote específico. A empresa precisa saber, em horas e não em dias: eu comprei esse lote? Quanto ainda tenho? Em quem usei?

Sem rastreabilidade, a única resposta possível é separar tudo daquele produto, independentemente do lote, e descartar por precaução. É a resposta cara.

2. Reação ou intercorrência com um cliente

Aqui a pergunta é a do sentido inverso: o que foi usado neste atendimento. A resposta não se constrói depois. Ou o registro da saída guardava o lote e a pessoa, ou essa informação não existe em lugar nenhum.

3. Inspeção sanitária

As exigências variam por atividade e por município, e precisam ser confirmadas com a vigilância sanitária local e com a sua assessoria. Na prática, as perguntas que costumam aparecer são as mesmas: de onde veio, qual era o lote, quando venceu e o que foi feito com o que venceu.

O descarte fecha o ciclo

A parte mais esquecida da rastreabilidade de lote é o fim da história. Todo lote que entrou precisa ter um destino registrado:

• Foi usado, e as baixas somam o que entrou.
• Foi devolvido ao fornecedor.
• Foi descartado, com data e motivo.

Um controle em que o produto vencido é simplesmente apagado da lista deixa um buraco exatamente no ponto que uma auditoria puxa. Dar baixa com o motivo custa dez segundos e fecha o ciclo.

Rastreabilidade e FEFO são a mesma estrutura

Vale notar uma coisa prática: as informações que a rastreabilidade exige são exatamente as que o FEFO precisa para funcionar.

FEFO é "primeiro que vence é o primeiro que sai", e para aplicá-lo o controle precisa saber a validade de cada lote separadamente. É a mesma gravação, servindo a dois fins: um operacional, que evita perda, e um de registro, que responde quando alguém pergunta.

Ou seja, quem registra lote e validade para não perder dinheiro ganha a rastreabilidade de graça. E quem registra por obrigação ganha a redução de perda sem ter pedido.

Por onde começar

Não precisa ser em tudo. A ordem que faz sentido:

1. Comece pelo que é aplicado em pessoa ou animal. Medicamento, injetável, vacina, ativo. É onde a pergunta difícil aparece.
2. Depois, o que vence e é caro. Aqui o ganho é de perda, e paga o esforço.
3. Por último, o que vence e é barato. Útil, não urgente.
4. O que não vence pode ficar de fora. Broca, ferramenta e acessório não precisam de lote.

Em um consultório ou numa clínica, a primeira lista costuma ter menos de vinte itens. Começar por ela entrega a maior parte do valor em uma tarde.

O recall, que é a hora em que a rastreabilidade é cobrada

Toda a conversa sobre rastreabilidade de lote existe por causa de um momento específico: o fornecedor ou o fabricante avisa que um lote tem problema e precisa ser recolhido.

Nesse momento há três perguntas, e elas chegam juntas: eu tenho esse lote, quanto dele eu já usei, e em quem. Sem rastreabilidade de lote, a única resposta honesta é não sei, e a única conduta segura é tratar todo o estoque daquele produto como suspeito e avisar todos os atendimentos do período. É caro e é constrangedor.

Com lote registrado na entrada e na saída, as três respostas saem em minutos: o saldo restante daquele lote, a data em que ele começou a ser usado e a lista dos atendimentos atingidos. O recall deixa de ser crise e vira tarefa.

É por isso que a rastreabilidade de lote não se improvisa depois. No dia em que ela é cobrada, ou o registro já existe, ou não existe mais jeito de criá-lo.

Resumindo

• Rastreabilidade é percorrer o caminho do lote nos dois sentidos.
• Na entrada: lote, validade e origem. Dez segundos por item.
• Na saída: qual lote e quem deu baixa. É o passo que quase todos esquecem.
• Planilha de saldo não entrega, porque sobrescrever apaga o passado.
• Todo lote que entra precisa de destino, inclusive o descartado.
• É a mesma estrutura que o FEFO usa: o registro serve aos dois.
• Comece pelo que é aplicado em pessoa ou animal.